A agenda do consultório é uma das principais ferramentas de qualquer médico. Quando está cheia, contribui para o crescimento de todos, principalmente da sua carreira. No entanto, a má gestão pode surtir o efeito oposto.

O fato é que, para que tudo corra com eficiência e prontidão, pois os pacientes querem ser bem atendidos, a agenda do consultório precisa estar organizada. Mantê-la em ordem torna a rotina mais leve, prática e eficiente.

Mas como saber a melhor forma de gerir a agenda do consultório? Esta e outras dúvidas serão respondidas aqui. Nós listamos boas práticas, além de mais informações imprescindíveis. Confira!

Por que ter uma agenda do consultório organizada?

A sua rotina, como profissional de saúde, é baseada no que está na agenda do consultório. Por isso, ela requer bastante atenção.

Quando a sua rotina não é otimizada da melhor forma possível, os impactos negativos são sentidos no dia a dia.

A organização da agenda do consultório estimula o aumento da satisfação dos pacientes, permite ganhar mais notoriedade na sua área de atuação, atrair mais pacientes e aumentar a receita, dentre outras vantagens. 

Para entender sua importância, veja o que acontece caso seja mal gerida:

• Cometer atrasos frequentes no atendimento aos pacientes;
• Aumentar o tempo de espera;
• Prejudicar a experiência dos pacientes;
• Perder pacientes;
• Não ter controle de dados sensíveis e informações importantes;
• Comprometer o seu trabalho e o da secretária;
• Prejudicar o faturamento mensal.

Saiba como é o impacto do tempo de consulta sobre o paciente

Você gosta de esperar? O paciente também não. Sendo assim, é fundamental ter um tempo médio para cada atendimento, pois garante a satisfação e estimula o retorno à sua clínica.

A lógica é a mesma para qualquer serviço prestado. Quando as pessoas estão satisfeitas, tendem a voltar. Além disso, tornam-se divulgadores espontâneos do seu trabalho, pois falam bem de você e do consultório, indicando para amigos e familiares.

Busque, portanto, priorizar a qualidade do seu atendimento por meio de estratégias de otimização. Desse modo, os pacientes não esperarão muito tempo aguardando a sua vez.

Se a rotina do consultório envolve muito tempo de espera, isso provavelmente não está agradando os pacientes. Sendo assim, prepare-se para descobrir quais são os entraves para resolvê-los. Vamos abordar isso detalhadamente a seguir.

Como fazer a gestão correta da agenda do consultório?

Antes de mostrarmos o passo a passo sobre como fazer a gestão correta da agenda do consultório, destacamos que não há uma fórmula que funcione para todos. É necessário adaptar as soluções à realidade de cada um.

A seguir, separamos boas práticas sobre a gestão da agenda do consultório:

Reflita sobre sua rotina de trabalho

Se um atendimento leva, em média, 1 hora para ser realizado, não há motivos para marcar as consultas com intervalo de 30 minutos entre uma e outra.

A partir disso, organize a agenda do consultório a partir do tipo de consulta que será realizada. Determinados pacientes demandam mais tempo, principalmente quando precisam passar por exames ou procedimentos.

Também é essencial incluir um tempo entre as consultas, para que você consiga tomar uma água, se organizar e separar os materiais necessários.

Além disso, inclua pequenas pausas ao longo do dia para se alimentar, ir ao banheiro ou resolver pendências que necessitam, obrigatoriamente, de sua participação.

Verifique a necessidade de uma triagem

Trata-se de uma alternativa que pode te ajudar a manter a agenda do consultório organizada. Nesse processo, alguns pacientes passam por um atendimento preliminar com algum profissional de saúde.

Na triagem, são coletados os dados básicos do paciente, como idade, principais queixas, tipo sanguíneo e outros. Uma ficha de anamnese simples pode ser montada nesse processo, reduzindo o tempo de atendimento no consultório.

Alternar os tipos de atendimento para ganhar agilidade

Se você tem diferentes tipos de atendimento, pode equilibrar a rotina a partir da alternância entre eles. Um exemplo clássico é a primeira consulta e o retorno.

O ideal é evitar que duas consultas longas estejam lado a lado nos horários, porque ambas podem atrasar e comprometer toda a agenda do consultório para aquele dia.

Essa alternância também é uma estratégia interessante para a saúde financeira do consultório, pois evita a concentração de primeiras consultas e retornos no mesmo mês.

Escolha entre a agenda de consultório tradicional e a online

Como são realizados seus agendamentos? Se a resposta para essa pergunta for uma agenda de papel ou uma planilha, saiba que há ferramentas mais modernas e eficazes. 

Muitas clínicas e consultórios já adotam softwares de gestão médica, que possuem a ferramenta de agenda. Eles otimizam a rotina e são precisos quando o assunto é a organização da agenda do consultório.

Mas é importante saber que há duas opções:

• Agenda eletrônica, instalada no computador;
• Agenda online, baseada em nuvem.

No primeiro caso, a agenda do consultório só pode ser acessada a partir do dispositivo no qual ela se encontra instalada; no segundo, é possível acessá-la a partir de qualquer dispositivo autorizado e conectado à Internet.

Agendas online são ainda mais práticas, pois permitem a gestão a qualquer momento do dia, de todos os lugares. Se apareceu um imprevisto na noite anterior, você pode até bloquear um período do dia para que novas consultas não sejam marcadas nele.

Outra vantagem é que a agenda do consultório online elimina as chances de esquecimento de uma consulta, pois alertas são emitidos.

Esse tipo de agenda ainda amplia os pontos de contato com os pacientes, pois muitas são capazes de se integrar ao site do consultório ou às redes sociais. Desse modo, o próprio paciente faz o agendamento, sem a necessidade de falar com sua secretária ou você.

Quando a agenda é baseada em nuvem, significa que as informações imputadas nela ficam armazenadas em servidores externos, altamente seguros. Os dados são guardados e podem ser utilizados, a partir de relatórios e consequentes insights, para melhorias constantes no consultório.

Confirme as consultas com os seus pacientes

Pegando o gancho nas vantagens de uma agenda do consultório online, saiba que esse tipo de ferramenta vem em um sistema que pode ser bem mais complexo.

Outra ferramenta possibilita a confirmação de consultas, uma ação tão simples que pode ajudar a reduzir consideravelmente o número de faltas e atrasos.

Pesquisa do Governo do Estado de Santa Catarina mostra que o fato de confirmar uma consulta é capaz de reduzir em cerca de 30% as faltas dos pacientes.

Essa confirmação pode ser feita de diversas maneiras, tanto manual quanto automatizada. Sua secretária, por exemplo, entra em contato com o paciente e reforça o dia e o horário da consulta.

Se preferir uma maneira ainda mais prática, o sistema de gestão com agenda do consultório online é capaz de conformar as consultas por SMS ou e-mail. Quando o paciente cancela, o próprio software libera o horário na agenda. 

Esse tipo de ferramenta é capaz de reconhecer respostas, tanto positivas quanto negativas. Além disso, dependendo do software, o lembrete pode ser associado à agenda do smartphone. 

Tudo isso economiza tempo das recepcionistas e diminui o índice de absenteísmo do seu consultório, estimulando assiduidade e organização da agenda.

Saiba quais são os números do seu consultório médico

Quanto tempo os retornos dos pacientes costumam durar? E as consultas? Conhece o padrão de comportamento dos pacientes que não comparecem às consultas marcadas?

Essas e outras perguntas podem ser respondidas por meio de relatórios. No entanto, a elaboração e o desenvolvimento costumam ser muito cansativos, principalmente se forem feitos manualmente.

A boa notícia é que um software de gestão para clínicas e consultórios produz e libera relatórios assim em poucos segundos, de modo automático.

A partir de um controle preciso como esse, cada consulta pode ter seu tempo anotado e somado ao total para que você obtenha a duração média. Dessa maneira, pode organizar a agenda com precisão.

Esse mesmo software produz relatórios com a quantidade de faltas por paciente, qual é o perfil dos mais faltosos, e o que têm em comum.

Como profissional da Medicina, você sabe que uma rotina tão atarefada não proporciona tempo para uma gestão manual detalhada. Por isso, a tecnologia deve ser sua aliada ao gerir a agenda do consultório.

Note que a boa gestão da agenda do consultório permite que todos os processos aconteçam de forma orgânica e fluida. Coloque as dicas acima em prática e prepare-se para dar mais um salto em sua carreira médica. O blog da Mediflix possui outros artigos sobre gestão de clínicas e consultórios. Leia-os para complementar o seu conhecimento sobre o assunto.