A internet tem facilitado e flexibilizado a vida das pessoas de uma forma ampla, principalmente em áreas profissionais. É por meio da internet, que o agendamento online ajuda profissionais da saúde a oferecerem um melhor experiência aos pacientes, tornando-se um aspecto fundamental para a presença online do profissional. Contudo, muito médico ainda se questionam se o agendamento online é um diferencial realmente necessário. 

Em um mundo cada vez mais digitalizado em que estar na internet é um passo básico para qualquer área profissional, a resposta é sim. De acordo com um estudo da Universidade Federal do Paraná sobre a experiência dos pacientes em agendamento online de consultas médicas, essa presença digital traz grandes vantagens. Para que você entenda melhor o assunto, no artigo de hoje vamos explicar a importância de um agendamento online e como otimizá-lo!

A importância do agendamento online

O agendamento online pode ser disponibilizado em marketplace e software médico de gestão. Por meio de sites e plataformas como essas, é possível para o profissional divulgar em qualquer parte do mundo seu perfil, consequentemente, conquistando mais visibilidade para seu atendimento.

Como o agendamento online funciona

Clínicas que ainda utilizam agenda física costumam ter erros comuns em sua rotina, como rasuras, prejudicando a visualização de toda a equipe, dificultando a remarcação de horários e resultando em problemas que podem afetar a qualidade de atendimento ao paciente. 

Utilizando o agendamento online, situações como essas são evitadas, além disso, o paciente pode contar com praticidade. Ou seja, o recepcionista não precisa entrar em contato com todos os pacientes para confirmar o agendamento, possuindo dessa forma, mais tempo para dedicar em outras atividades do consultório médico. 

O que muitas vezes pode ser um empecilho para o paciente, se torna uma situação fácil e prática em seu dia a dia, bastando somente que ele acesse o perfil online do médico e realize o agendamento online.

Vantagens do agendamento online

A maioria não sabe, mas a jornada do paciente se inicia desde o momento da procura pelo profissional de saúde. São muitos os médico que pensam que a experiência do paciente com atendimento só começa na consulta. Entretanto, ela é iniciada quando alguém percebe que precisa de um serviço médico, buscando indicações de conhecidos ou avaliações por meio da internet.

O perfil do médico online além de centralizar informações de seu currículo e mostrar as avaliações de outros pacientes, permite que os futuros pacientes possam marcar a consulta por meio do agendamento online, escolhendo o melhor dia e hora. Essa facilidade não é o único diferencial para aqueles profissionais que procuram motivos para aderir ao agendamento online. Veja outras vantagens, a seguir. 

Experiência de qualidade para pacientes

Normalmente, para agendar uma consulta os pacientes precisam ligar para a recepção e aguardar até serem atendidos. Além disso, algumas consultas podem demorar dias ou até semanas para acontecerem. Por motivos como esses, proporcionar uma boa experiência com um agendamento agradável pode ser um fator decisivo na fidelização do paciente. 

Mais tranquilidade no atendimento

Oferecer o agendamento online aos pacientes é uma forma simples de deixar o telefone da clínica com um volume menor, ação que permite aos atendentes poderem oferecer um atendimento de qualidade aos pacientes que estão presentes.

O mesmo ocorre com o agendamento de exames. Com o agendamento online, menos pacientes precisam ir até a clínica para agendar exames ou pegar resultados, permitindo que se forneça um atendimento personalizado àqueles que estão no consultório para realizar seus procedimentos.

Diminuição na fila de espera

Um dos grandes motivos da desistência do agendamento de exames é a fila de espera no telefone. Muitas vezes o paciente aguarda vários minutos até ser atendido, ocasionando na sua desistência antes mesmo que o atendimento seja iniciado.

O atendimento online diminui consideravelmente a fila de espera, visto que o gerenciamento é feito eletronicamente. Dessa forma, o paciente satisfeito tem suas demandas atendidas rapidamente, diminuindo também os níveis de reclamações e absenteísmo. 

Qualidade de dados fornecidos

Quando o paciente tem a possibilidade de preencher seus dados, como é realizado mediante agendamento online, as chances de erro de dados fornecidos como nome, telefone, endereço e número de identidade, são menores.

Outra vantagem da estratégia é a promoção da organização dos dados, já que é possível fazer o levantamento de todas as informações do paciente de forma simples e rápida. Para agendar a consulta, o paciente preenche o cadastro e suas informações são resgatadas automaticamente. Ao final, o software elabora relatórios com tais dados, permitindo traçar um panorama do perfil dos pacientes. 

Conveniência no agendamento

Muitas vezes a rotina atribulada impede o paciente de lembrar, ou mesmo de separar um tempo para ficar esperando o atendimento ao ligar para um consultório ou clínica. O agendamento online resolve problemas como esse, fornecendo ao paciente a conveniência de realizar a marcação de sua consulta a qualquer hora do dia e da noite, por meio de um computador ou dispositivo móvel. A possibilidade do agendamento 24 horas, de qualquer lugar, significa para o médico mais consultas sendo marcadas. 

Alto retorno financeiro

Sendo as consultas os principais atrativos do serviço de médicos que atendem em clínicas e consultórios, é por meio delas que a maior parte da renda do profissional chega. Dessa forma, é essencial estar atento ao fluxo de marcação de consultas. O agendamento online aumenta as chances de elevar o número de marcações, tornando-se um grande atrativo financeiro para o profissional pelo seu alto retorno financeiro. 

Autoridade no mercado

Para destacar-se entre os concorrentes, é necessário ir além do que eles estão fazendo no momento. Assim como o conhecimento em gestão em saúde, e marketing médico são fundamentais, a presença online que permite o agendamento é outro aspecto importante, que faz grande diferença para o profissional no mercado de trabalho.

Facilidade e praticidade

Como citamos anteriormente, no agendamento online é o próprio paciente quem acessa a página do médico e agenda sua consulta, sem que seja necessário o contato diretamente com a clínica. O próprio sistema mostra quais são os dias e horários disponíveis e, caso algum paciente desmarque, esse horário é automaticamente liberado para que outra pessoa possa escolhê-lo.

Dessa maneira, gastos com ligações também são diminuídos drasticamente, visto que não é preciso entrar em contato com cada paciente para a confirmação do horário. Além disso, os colaboradores podem utilizar o tempo economizado para focar em atividades mais produtivas. 

Respeito ao paciente

Por fim, outra grande vantagem do agendamento online é a demonstração de respeito com o paciente. Afinal, por meio dele considera-se que nem todos podem reservar um tempo para ligar no consultório e marcar uma consulta. Além disso, o agendamento online diminui faltas e atrasos, melhorando a agenda do médico e evitando que grandes atrasos aconteçam na sala de espera. 

Erros comuns na implementação do agendamento online

No momento de sua implementação, o agendamento online pode provocar alguns equívocos, principalmente erros conceituais sobre não saber ao certo como utilizar a ferramenta. Confira alguns dos erros comuns na implementação desse modelo de agendamento. 

Confundir o agendamento online com formulário de contato

Olhando no Google, o profissional poderá se deparar com uma profusão de páginas de hospitais, centros de diagnóstico e laboratórios cujos menus para o agendamento online direcionam o paciente direto para o formulário que, após preenchido, será analisado por um funcionário. 

Só depois dessa ação o paciente receberá um e-mail para confirmar sua consulta ou exames. Claramente podemos perceber que isso não tem nada a ver com o agendamento eletrônico, fazendo dessa uma situação ainda mais irritante para quem procura praticidade no atendimento. 

Separar a grade do agendamento presencial ou telefônico

A falta de integração pode tirar completamente a motivação da existência de uma solução de agendamento de consultas e procedimentos online. Isso porque a metodologia limita as opções de horário do paciente e confunde ainda mais funcionários do setor de agendamento, obrigando-os a harmonizar mais de um sistema de marcação.

Por esse e outros motivos, o agendamento online deve ser integrado, contando com um sistema único que dialogue com atendentes da central de agendamentos, recepcionistas e pacientes.

Escolher um sistema de gestão pensando apenas em valores

São diversas as soluções eletrônicas para agendamento online de consultas e exames disponíveis no mercado nos dias atuais. O problema é que muitas não dialogam com sistemas de algumas instituições, outras não acompanham módulos de alerta de consultas via SMS, ou não possuem integração entre suas funcionalidades de gestão. Por isso, ao obter uma ferramenta como essa, é preciso analisar além dos valores, certificando-se de seu funcionamento e serviços oferecidos. 

Dicas para otimizar o agendamento do consultório

Otimizar o agendamento da consulta clínica traz benefícios indiscutíveis. Essa prática melhora a rotina da equipe e dos médicos, diminui a sobrecarga dos profissionais, aumenta a confiança e produz a fidelidade dos pacientes. 

Afinal, nenhum paciente gosta de chegar ao consultório e ter que esperar para ser atendido, muito menos esperar no telefone para conseguir marcar sua consulta. A desorganização da agenda das consultas pode causar desconfortos como esse, levando insatisfação para pacientes e até mesmo fazê-los buscar outro profissional. 

Sabendo as vantagens do agendamento online para a qualidade de seu atendimento, é hora de conferir também algumas dicas para otimizar essa prática. Confira como você pode promover um atendimento de excelência para seus pacientes. 

Utilize agendamento online

Caso ainda reste alguma dúvida dos benefícios do agendamento online para consultórios ou clínica médicas, aqui está outra razão para adotá-lo. Esse sistema permitirá ao profissional otimizar os agendamentos com maior organização dos horários, facilitando a busca de vagas na hora de marcar novos pacientes, simplificar processos, evitar que a equipe marque mais de um paciente no mesmo horário, ou esqueça algum pedido de cancelamento.

Além disso, a comodidade de oferecer a opção para que o próprio paciente marque seu agendamento, escolhendo o melhor dia e horário, no período que lhe for possível por meio de um smartphone, é um grande atrativo.

Adote uma lista de espera digital

Outra facilidade que pode ser oferecida pelos softwares de gestão de clínicas é a lista de espera digital. Essa ferramenta permite incluir pacientes que precisam de atendimentos, contudo, não encontraram horário vago na agenda do médico e ficaram aguardando alguma falta ou cancelamento para serem atendidos. Entre as vantagens de uma lista de espera digital, estão:

• mais organização e segurança, visto que o risco de perder informações solicitadas é praticamente inexistente, principalmente em métodos de encaixe que ainda são solicitados via papel;
• acesso rápido e outras informações do paciente que podem ser necessárias para colocá-lo na agenda, priorizando seu atendimento caso necessário;
• facilidade ao transferir da lista de espera para o agendamento;
• aviso automático ao paciente, via e-mail ou SMS.

Otimizar processos de confirmação de consultas

Um problema muito comum entre os profissionais que atuam em consultórios e clínicas de saúde é quando o paciente não comparece a consulta e não avisa com antecedência que não poderá comparecer, ocupando um horário que já estava reservado para seu atendimento que não pode ser preenchido a tempo.

Ainda que algumas consultas médicas possam ser adiantadas, o profissional fica impossibilitado de atender aqueles que estão na lista de espera. Para diminuir problemas como esse, é comum clínicas e consultórios realizarem ligações no dia anterior com a finalidade de confirmar a consulta no dia seguinte. 

Apesar de ser uma ação efetiva, a ligação toma grande tempo do trabalho dos atendentes, custando um bom valor no orçamento no final do mês. A solução ideal é utilizar o sistema de envio automatizado de mensagens SMS, e-mail ou WhatsApp, permitindo que o paciente responda rapidamente se comparecerá ou não, atualizando a agenda automaticamente. 

Estabeleça um tempo médio para atendimento

Entre os grandes motivos do atraso de consultas em clínicas e consultórios, está a inconstância no tempo do atendimento dos pacientes. Alguns podem ficar por poucos minutos enquanto outros passam cerca de uma hora. A falta de padrão prejudica diretamente o agendamento das consultas. 

Uma dica para solucionar esse problema é estipular um tempo médio de atendimento, organizando a agenda de acordo com esse planejamento e padronizando o fluxo de atendimento na clínica. o cálculo pode ser feito também por meio de softwares com prontuário eletrônico, possibilitando a contagem de tempo da consulta. Assim, o profissional terá dados seguros para calcular a média. 

Dê atenção especial à integração da equipe

Consultórios e clínicas que contam com o atendimento de mais de um profissional da mesma ou de diferentes especialidades podem se beneficiar com a integração da agenda online de todos os que ali trabalham. Isso impede que profissionais da mesma especialidade fiquem sobrecarregados enquanto outro tem uma agenda vazia, além de atrair mais pacientes para a clínica.

Coordene atendimentos de rotina com novas consultas

Ainda que você estipule a média de atendimentos, é importante coordenar o tempo e volume de agendamento entre primeiras consultas e consultas de rotina. Caso contrário, o médico pode perder muitos pacientes por falta de espaço em sua agenda. 

Deve-se considerar também que, para cada tipo de atendimento, a consulta é diferenciada. Uma sugestão é reservar um período entre a semana para alguns desses agendamentos. Caso não tenha procura, é possível realizar encaixes ou adiantar retornos. Dessa forma, todos ficam satisfeitos com a agilidade em conseguir horários.

Considere o tempo e intervalo entre consultas

O intervalo entre as consultas pode parecer um pequeno tempo inofensivo, entretanto, quando não é bem administrado, corre o risco de sobrepor atendimento e gerar grande atraso ao final do dia. O médico deve certificar-se de estabelecer um tempo seguro entre uma consulta e outra que seja suficiente para encerrar o atendimento anterior, preparar a sala para o próximo paciente, checar a agenda e comunicar a recepção, além do tempo extra para pequenos intervalos do profissional. 

A importância de divulgar o agendamento online

Entendendo melhor as grandes vantagens que o agendamento online pode apresentar para o consultório médico, é o momento de conhecer a importância de divulgá-lo. Não basta apenas obter as funcionalidades e esperar que tudo aconteça naturalmente, é preciso colocar em ação.

Para funcionar de forma efetiva, o agendamento online precisa de divulgação em redes sociais, e-mails, canal no YouTube, lista de transmissão no WhatsApp, ou seja, em qualquer meio de comunicação que o médico tenha com seus pacientes. É dessa maneira que as pessoas poderão saber sobre a nova funcionalidade, conhecê-la e começar a utilizá-la. 

O agendamento online de consultas médicas é uma estratégia com benefícios reais que, além de apresentar a redução de custos operacionais, aumentar a produtividade da clínica e tornar-se um diferencial em relação à concorrência, garante a satisfação dos pacientes ao utilizar uma ferramenta eficiente. Escolha a melhor plataforma e invista em um serviço como esse para destacar seu consultório.
Quer conferir outro conteúdo de qualidade como este? Então, veja também como utilizar a receita médica digital em suas consultas!