Realizar a gestão da clínica ou consultório pode ser um grande desafio para muitos médicos. O motivo dessa dificuldade está relacionado a diversos fatores, entre eles, a deficiência de faculdades e universidades de medicina em apresentar disciplinas que possam orientar o profissional sobre empreendedorismo, finanças e marketing.

Essa realidade torna comum problemas na gestão da clínica entre os médicos, já que, para alcançar o sucesso do consultório, é preciso muito mais que ser um ótimo especialista. Saber sobre contabilidade, economia, administração e outras áreas faz toda a diferença para o gerenciamento de seu negócio.

Pensando em facilitar esse processo para você, desenvolvemos o conteúdo a seguir com informações e dicas que vão facilitar sua vida ao realizar a gestão da clínica ou consultório. Continue a leitura e confira conosco!

O que é gestão da clínica

Entre as atividades atribuídas a gestão estão liderança, controle de estoque e recursos, visão estratégica, administração de diferentes demandas, e fluxo de caixa financeiro em geral. Dessa forma, é possível controlar pessoas, atividades e processos.

A gestão da clínica também é responsável por motivar a equipe, para que todos saibam quais objetivos devem ser conquistados e compreendam sua participação durante o processo, resultando na a obtenção de um bom retorno.

De certa forma, a gestão da clínica é uma maneira de manter seu empreendimento competitivo, fornecendo dados que permitirão a tomada de decisões corretas. Como resultado, você terá a atração de pacientes, reconhecimento profissional de colegas da área, e a valorização de seu trabalho perante a população. 

Áreas trabalhadas pela gestão da clínica médica

A gestão de uma clínica médica deve abranger diferentes aspectos. Não se pode pensar exclusivamente na parte financeira,  esquecer a qualidade assistencial pode levar a problemas de satisfação dos pacientes, consequentemente, má imagem da organização. Da mesma forma, outros setores devem ser considerados para garantir a eficiência em todos os processos.

Qualidade

Na gestão da clínica médica, a qualidade é um critério que cuida de bons atributos dos recursos humanos e materiais. Deve haver um equilíbrio sempre focando no custo-benefício, para que seja possível assegurar o melhor retorno.

A gestão de qualidade pode ser definida como atividade com o objetivo de melhorar serviços ou produtos. Seu propósito é manter a satisfação dos clientes ou elevá-las, superando expectativas. Para que isso aconteça, é necessário aprender novos processos, usar tecnologia a seu favor, interagir com público interno e externo, e tomar novas atitudes.

Custos

O controle de custos prevê a cobrança adequada do valor das consultas, além da aplicação devida dos recursos financeiros, evitando gastos desnecessários e desperdícios. Com a gestão da clínica médica o profissional pode analisar melhor seus gastos atuais, planejando investimentos e destacando-se frente à concorrência. Gerenciar custos é fundamental para o crescimento sustentável do consultório. A prática ainda ajuda a identificar quando e onde o aspecto pode ser melhorado.

Atendimento

Este processo tem início no exato momento em que o paciente marca sua consulta. A primeira impressão a ser deixada é o pré-atendimento, por esse motivo, recepcionistas, atendentes e telefonistas precisam ser treinados e capacitados para a função, pois, além da educação, respeito, e cordialidade, é preciso saber lidar com pacientes que possam estar em situações de fragilidade.

Outros aspectos também devem ser considerados nesta etapa, como a limpeza e a decoração do espaço. Tais fatores são responsáveis por contribuir para uma primeira avaliação positiva, deixando o paciente mais confortável e seguro para sua consulta.

A gestão da clínica no atendimento ainda deve ser ampliada para ambientes digitais. Ser ativo em redes sociais e contar com um site bem desenvolvido são formas de obter a atenção de futuros pacientes, além de melhorar a comunicação com eles.

Resultados

Seus objetivos devem ser bem definidos e ter um período determinado para alcançá-los. Com isso em foco, é preciso acompanhar os índices para entender se a gestão está no caminho correto. Lembre-se que as metas devem ser determinadas a partir de reais possibilidades, caso contrário, pode haver grande desmotivação. Os objetivos também devem ser apresentados para toda a equipe, na intenção de serem perseguidos e conquistados em conjunto.

Dificuldades encontradas para uma gestão eficiente

São inúmeros os desafios encontrados para realizar uma gestão eficiente na clínica médica ou consultório, entre eles, estão a dificuldade de conciliar a conquista de novos clientes, realização desde um bom atendimento até a contabilidade. Acompanhe os principais assuntos que se tornam grandes desafios para profissionais em suas clínicas. 

Agendamento eficaz 

São comuns os erros no agendamento de consultas em consultórios médicos, principalmente naqueles que ainda utilizam ferramentas ultrapassadas, com agendas de papel. Você não pode culpar sua equipe por esse erro, já que se trata de outra falha na gestão da clínica.

Por mais competente que seja o profissional, somos todos suscetíveis ao erro, principalmente ao realizar tarefas simultaneamente. Para diminuir as chances de equívocos, como agendamento errado de consulta, você deve utilizar a tecnologia ao seu favor.

É recomendado o uso de softwares como agendas eletrônicas, programas que se torna impossível agendar duas consultas no mesmo horário e erros do tipo, evitando o incômodo ao paciente e otimizando seu trabalho no consultório.

Atendimento efetivo

Uma boa gestão da clínica prioriza o bom atendimento aos pacientes, de forma ágil, respeitosa, e humanizada em todos os níveis, desde atendentes até o próprio médico. Um mal relacionamento torna seus processos desorganizados e lentos, tornando o atendimento insatisfatório, prejudicando pacientes, e manchando a imagem do consultório.

Para evitar erros como estes, é preciso garantir um bom treinamento para todos colaboradores, implementando medidas de humanização no consultório com a certeza de seus resultados positivos.

Aposte em cursos online e treinamentos em equipe, mantendo-os engajados para oferecer o melhor serviço possível, aumentando o nível de satisfação, fidelizando o paciente e levando-o a indicar o consultório para amigos, familiares e conhecidos.

Controle correto de dados

Diariamente, uma clínica médica lida com um grande volume de informações como dados pessoais de paciente, exames, prontuários médicos, receituários, imagens de procedimentos, e mais. Rapidamente uma enorme quantidade de documentos se acumula, e todos os papéis podem ficar desorganizados ou se perderem se não houver um bom planejamento com a gestão da clínica. 

Para resolver este problema, a melhor forma é investir em sistemas eletrônicos que evitam a necessidade da utilização de folhas de papel, protegendo o consultório e também o paciente do descaminho de documentos e informações preciosas.

Além disso, um sistema eletrônico torna a busca de informações mais rápida e fácil, por meio da centralização das informações de maneira organizada, concedendo acesso somente à pessoas autorizadas.

Gerência exata de estoque

O armazenamento de insumos muitas vezes é ignorado pelos consultórios médicos. No entanto, cuidar do estoque é uma maneira eficiente de evitar perdas e melhorar o rendimento do atendimento, evitando a não realização de algum procedimento fundamental para o paciente devido à falta de recursos.

Entre os materiais que devem ter o correto planejamento, incluindo previsão, provisão e controle da validade dos produtos, estão próteses, medicamentos, curativos, e outros recursos.

Administração financeira estável

Pensando em relação aos custos de sua clínica, você sabe quantas consultas são necessárias para pagar todas as contas e ainda ter lucro? Sabe dizer qual retorno financeiro cada atendimento proporciona? Consegue realizar um correto fluxo de caixa? Se assim como a maioria dos profissionais da medicina suas respostas foram negativas, você pode ter dificuldades para administrar seu negócio financeiramente.

Isto porque o tema quase nunca é discutido durante a graduação dos profissionais da área da saúde. Quanto a gestão não é realizada de forma eficiente, os demais setores acabam prejudicados, visto que pode não haver recursos suficientes para arcar com os compromissos dos fornecedores, funcionários e demais despesas, como internet, água, luz, telefone, e outros. Sem ao menos mencionar a falta de recursos para realizar novos investimentos em equipamento de alta tecnologia e infraestrutura, refletindo de forma negativa na imagem da clínica e afastando pacientes.

Para a gestão da clínica se tornar eficiente, é preciso realizar o fluxo de caixa de forma correta, controlando entradas e despesas. Além disso, analisar o que é mais vantajoso, atendimento por consultas particulares ou de planos de saúde, podendo assim direcionar suas campanhas para o nicho correto por meio de marketing digital.

Para garantir que a administração de seu consultório não deixe a desejar, o curso de Finanças Médicas da Mediflix é uma boa alternativa, abordando dúvidas frequentes e demonstrando a aplicação de finanças pessoais, formas de investimento. 

Cautela a questões tributárias

Em geral, as questões tributárias representam a parte mais complicada da gestão da clínica, realidade que se aplica a qualquer profissão. Contudo, são essenciais para evitar dores de cabeça e problemas no futuro. Os tributos não devem nunca ser deixados de lado, por isso, se preciso for, contrate um profissional da área que seja capaz de verificar se sua clínica se enquadra no regime tributário correto.

Inclusão de software de gestão

Pelos tópicos anteriores você pôde perceber que são diversos os problemas na gestão da clínica médica. Entretanto, muitos deles podem ser evitados também com o uso de um bom software para gerenciamento.

Contar com uma boa ferramenta digital é um investimento que otimiza o trabalho, gerando impactos positivos na parte financeira e assistencial, permitindo o acesso ao histórico do paciente, prontuários eletrônicos, agenda digital, controle de estoque, e publicidade.

A maior parte dos softwares oferece grande apoio no controle de consultas, alguns disponibilizam até mesmo a funcionalidade de enviar e-mails, alertas e mensagens para lembrar os pacientes sobre seus horários de consulta. Novidades como aplicativos e ferramentas digitais como estas podem ser acompanhadas em simpósios, congressos, e cursos de atualizações em inteligência artificial.

Investimento em marketing 

Assim como investir em tecnologia é importante, a aplicação correto do marketing pode trazer grandes contribuições à sua clínica. Para publicidade médica, o Conselho Federal de Medicina prevê algumas regras e normas, como a proibição de processos “antes e depois” de tratamentos. Você deve investir no marketing certo, sempre seguindo a legislação determinada pelo órgão.

Como atrair e conquistar a fidelidade dos pacientes é um grande desafio, ter uma estrutura adequada, junto de uma equipe competente com excelente atendimento já não é mais o suficiente para isso.

Neste novo cenário é preciso divulgar seus serviços de forma tática, mantendo-se dentro das normas determinadas. A estratégia de marketing digital médico conta com ações online e offline pensadas com base especialmente sobre o público-alvo. Dispense uma parte de seu orçamento para criar uma identidade visual, levantamento de dados sobre os pacientes, escolher o melhor canal de comunicação, e demais passos para a divulgação da clínica no marketing digital. 

Presença digital

Simultâneo à automação dos sistemas de gestão da clínica médica, é essencial manter uma boa presença digital. Atualmente, pacientes e seus familiares buscam por referências de serviços e atendimentos na internet. Conservar um site informativo assim como perfis em redes sociais como LinkedIn, Instagram e Facebook, são formas de fidelizar clientes por meio de instrumentos de comunicação digital.

Pode-se expressar a preocupação com a saúde dos pacientes e também a qualidade de seu atendimento por meio das redes, esclarecendo ainda dúvidas sobre doenças, exames de rotina, e cuidados para prevenção. 

Por fim, é possível integrar a página de sua clínica ou consultório junto ao sistema de atendimento online, oferecendo mais um canal de atendimento para que o paciente possa sanar suas inseguranças e agendar suas consultas.

Tecnologia aliada ao diagnóstico

A tecnologia se tornou uma importante aliada de médicos em clínicas médicas e consultórios. Expressada por sistemas de gestão de saúde, a tecnologia proporciona o uso de aplicativos e softwares que oferecem ferramentas muito úteis para auxílio do médico no momento do diagnóstico, como o PEP (prontuário eletrônico do paciente), tornando possível acessar exames antigos, realizar histórico comparativo, acessar prescrições passadas, e muito mais.

Essa facilidade permite que o médico crie um plano de fundo muito mais completo em relação ao histórico do paciente, trazendo a sensação de segurança para o profissional, e tornando ainda mais fácil a compreensão do quadro geral, determinando o diagnóstico correto.

Outro ponto positivo é a comunicação entre demais profissionais. Médicos do mesmo hospital ou de outras clínicas podem trocar informações para que ambos tenham conhecimento em casos delicados ou desconhecidos.

Em situações como estas, no entanto, é importante observar se o serviço escolhido está de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), para que as unidades de saúde não sofram punição.

Para o paciente, a integração tecnológica também apresenta benefícios, como evitar o histórico de perguntas repetitivas durante as consultas, e proporcionar mais segurança, já que seu atendimento poderá ser feito de forma padronizada.

Como fazer a diferença na gestão da clínica médica

Seguindo as dicas apresentadas você pode garantir o sucesso na gestão de seu consultório. Porém, alguns outros detalhes podem contribuir para que a obtenção de resultados positivos seja efetiva. Veja a seguir.

Disponha de visão estratégica

O responsável pela gestão deve ser capaz de avaliar o que deve ser conquistado a curto, médio e longo prazo, além de ser competente para analisar as diferentes situações em que se apresentam, sendo flexível para manter as emoções sob equilíbrio sempre sabendo qual atitude tomar.

Domine o gerenciamento de pessoas

Para sentirem-se motivados e engajados, os colaboradores devem ser ouvidos. Pode-se adotar diferentes recursos para criar essa atmosfera, concedendo espaço de fala, ouvindo mais, oferecendo um campo de sugestões e críticas, respeitando a individualidade de cada colaborador, e delegando responsabilidades para que todos sintam-se parte da equipe.

Tenha uma comunicação criativa

Para melhorar a comunicação interna na gestão da clínica, você pode utilizar ferramentas apropriadas, com ideias que possam melhorar a comunicabilidade. O efeito positivo dessa mudança pode melhorar a reputação da clínica, o ambiente de trabalho, e solucionar problemas internos de forma rápida.

Busque conhecimento especializado

Realizar a gestão da clínica médica requer conhecimentos variados que vão muito além da especialidade do médico. São exigidas informações sobre finanças, direito médico, tecnologia da informação, comunicação, e muitas outras. Só é preciso estar disposto a ultrapassar desafios e entender que este é o primeiro passo para o sucesso de seu consultório. 

Percebendo que a gestão da clínica é uma atividade complexa e abrangente, você deve investir em novos conhecimentos, por isso, leia sobre diferentes assuntos, faça cursos complementares, e conquiste grandes resultados com máximo retorno.

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