Após finalmente passar de estudante para médico, o profissional se vê realizando o sonho de iniciar seu próprio consultório, mesmo trabalhando em outras clínicas médicas e hospitais. Contudo, o sonho tão esperado pode rapidamente se tornar um pesadelo caso não tenha o conhecimento suficiente sobre gestão de clínicas e consultórios.

O conhecimento em gestão médica permite ao profissional lidar com os desafios e dificuldades encontradas na rotina, especialmente em relação à organização, planejamento, atendimento administrativo e gestão de negócio.

Um bom gerenciamento em clínicas médicas traz resultados positivos como maior produtividade, qualidade no serviço oferecido, aumento da fidelização de pacientes e lucros.

Pensando na importância da gestão para clínicas e consultórios, desenvolvemos esse conteúdo com 5 dicas para médicos que estão iniciando sua administração, e outras informações essenciais para todo profissional da medicina que está começando em seu próprio negócio. Acompanhe!

O que é administração de clínicas médicas?

A palavra gestão é definida como o ato de gerir ou administrar. Ou seja, em clínicas médicas, além de salvar vidas e acompanhar tratamentos de seus pacientes, o gestor deve ter eficiência ao administrar seu negócio para que ele seja sustentável de forma financeira. Entre as atividades realizadas na gestão de clínicas médicas, estão:

• liderança;
• visão estratégica;
• fluxo de caixa e financeiro em geral;
• controle de estoque;
• administração de diferentes demandas.

Para executar tais funções, muitas vezes utilizar sistemas específicos pode ser uma boa alternativa. Dessa maneira, será possível controlar processos, atividades e pessoas. Também é por meio da gestão de clínicas médicas que o profissional consegue motivar e engajar seus colaboradores, já que todos sabem quais objetivos devem ser conquistados e conseguem compreender melhor sua participação na obtenção dos resultados.

A gestão é uma forma de manter as clínicas médicas competitivas, fornecendo dados que vão permitir a tomada de decisões acertadas. A atração de mais pacientes pelo valor agregado aos serviços será a consequência. Além disso, há reconhecimento profissional do médico e seus colaboradores, junto a valorização do negócio diante do público-alvo, ou seja, os pacientes.

Qual a importância da gestão em clínicas médicas?

As clínicas médicas devem se comprometer com seus objetivos e metas para alcançar a competitividade, reduzindo perdas materiais ou aumento no total de pacientes fidelizados. Dessa forma, se inicia o planejamento estratégico, processo que traça o caminho certo para cumprir objetivos delineados. A finalidade dessa visão sistêmica a longo prazo é fortalecer a clínica para ocorra interação melhor com fatores externos.

Dessa maneira é possível adaptar diferentes cenários, direcionando o negócio para o futuro de forma que facilite a comunicação da missão, visão de valores para os pacientes e também colaboradores.

Objetivo da gestão de clínicas

Para prosperar, consultórios e clínicas médicas precisam gerar valor para seus colaboradores, pacientes, parceiros, sócios e donos. Tal valor se traduz principalmente na melhora da saúde e qualidade de vida dos frequentadores, assim como geração de empregos, parcerias e inovação são outros valores também gerados. Para que seja viável, a empresa médica ainda deve estar saudável, entrando aqui a missão da gestão das clínicas médicas. Entre seus objetivos, podemos listar os seguintes:

• estabelecer metas e objetivos;
• realizar o planejamento para alcançar metas e objetivos;
• otimizar processos operacionais;
• organizar rotinas para agendamentos, consultas e exames;
• formar parcerias estratégicas;
• melhorar o atendimento;

• aumentar o faturamento da clínica;
• diminuir custos.

O que faz um gestor de clínica médica?

É função do gestor se tornar responsável pelo planejamento estratégico, determinação de objetivos e rotinas, e avaliação de resultados das clínicas médicas. O profissional ainda gerencia recursos da organização, financeiros, humanos ou materiais, e responde pelos assuntos burocráticos e administrativos. 

A rotina do gestor pode se tornar um desafio, já que é preciso dedicar algum tempo para todas essas questões, principalmente no início do negócio, quando ainda não há experiência, são poucos os funcionários e muita tarefa operacional. No entanto, existem algumas soluções que auxiliam o gestor de clínicas médicas a otimizar seu tempo, elevando qualificação e produtividade, como veremos adiante.

Quais os principais desafios da gestão em clínicas médicas?

É comum que médicos não tenham durante sua formação segmentos relacionados à parte administrativa e gestacional, essencial para seu sucesso depois de formado. É preciso ter em mente que gerir um negócio necessita equilíbrio entre as necessidades próprias do profissional e os objetivos da organização.

Assim, é preciso realizar um planejamento minucioso, visando o engajamento dos colaboradores, e boa aplicação dos recursos disponíveis, tornando mais fácil eliminar obstáculos e focar em atividades estratégicas. Contudo, alguns empecilhos podem continuar a surgir no caminho. Conheça os principais.

Gerenciar os encargos da administração

Na clínica médica, o gestor deve equilibrar seus afazeres como médico e suas responsabilidades administrativas. Atividades burocráticas costuma tomar mais tempo do profissional, entretanto, é possível automatizar algumas funções com o auxílio de sistemas.

Gerir colaboradores individualmente e equipe

É comum que clínicas médicas contem com vários profissionais da saúde que se reuniram para abrir o próprio negócio. Alguns casos podem causar uma grande pressão competitiva dentro do ambiente de trabalho.

 O médico gestor deve adotar uma postura isenta, colocando como prioridade as necessidades coletivas, como usar recursos que aumentem a eficiência na comunicação interna das organizações, mantendo todos atualizados sobre as informações mais recentes.

Aumentar o nível de satisfação dos pacientes

Outro grande desafio para os gestores de clínicas médicas é aumentar o nível de satisfação dos pacientes. Focar no atendimento ao paciente de qualidade é prioridade, porém, nem sempre o feedback é positivo. Deve-se acostumar com situações como essa e compreender que as críticas são oportunidades de melhora.

O canal de comunicação entre médico e paciente deve ser mantido, com nível de cordialidade e atenção em todos os âmbitos, e o atendimento pelos colaboradores de ser personalidade. 

Gerenciar crises

Em muitos casos, algumas ações podem dar errado, mesmo tentando acertar ao máximo. Uma crise na empresa pode até mesmo ser um colaborador que vai faltar e deve ser rapidamente substituído. Por esse motivo, é essencial se tornar capaz de sempre conseguir se ajustar à novas condições, mantendo flexibilidade e evitando estresse.

Controlar a agenda da clínica médica

A superlotação na agenda é um dos grandes problemas em clínicas médicas e pode gerar, além de atrasos, insatisfação nos pacientes e colaboradores, arriscando a reputação e qualidade dos serviços oferecidos.

O controle de demandas de forma alinhada à capacidade de atendimento é a melhor forma de resolver a questão. Mantendo a agenda atualizada e unificada verificando formas de agilizar o agendamento e confirmação das consultas, são modos de garantir que os pacientes cheguem no horário.

Fazer a gestão financeira

Monitoramento da entrada e saída do capital do caixa é algo a ser levado rigidamente. Descontrolar esse acompanhamento tende a gerar pagamentos desnecessários de juros e também dívidas. Por esse motivo, utilizar sistemas que permitam analisar a movimentação contínua dos recursos é muito indicado. Além disso, identificar gastos supérfluos e que podem ser reduzidos é outra alternativa a ser feita.

Organizar dados

Em uma clínica médica, são reunidas diversas informações, como dados de pacientes, receituários, exames, prontuários médicos, imagens de procedimentos, e outras. Trabalhar com sistema online, que contribua para a organização e acesso aos arquivos, é essencial para a melhor gestão do consultório. Além disso, documentos confidenciais ficam seguros devido à níveis de acesso e permissão concedida. 

5 dicas de gestão para administradores iniciantes

Após conhecer a importância da gestão de clínicas médicas e os principais desafios enfrentados pelos gestores, você vai conferir 5 dicas de gestão que podem ajudar administradores iniciantes a superar os problemas. 

1. Estabeleça metas para a clínica médica

Como em qualquer outro tipo de negócio, a clínica médica deve estabelecer suas metas periódicas. Mesmo adotando um excelente sistema de gestão médica e processamento de informações, os dados não terão sentido se não estiverem alinhados com boas estratégias de negócio.

Uma gestão eficiente está ligada à objetivos e metas estabelecidas, estipulando tarefa que permitem alcançar resultados desejados. A recomendação é que as clínicas médicas criem um planejamento anual, em que possam estabelecer metas mensais que devem ser compartilhadas com toda equipe de colaboradores.

A melhor forma de compartilhá-las é por meio de reuniões mensais, que permitam também o alinhamento e compartilhamento do andamento desses objetivos, além de motivar os colaboradores a trabalharem juntos para atingi-los.

2. Divulgue com consciência

Quando falamos sobre gestão em qualquer segmento, um de seus principais aspectos é a divulgação. É por meio do marketing médico que a clínica médica irá conquistar novos pacientes e manter aqueles que já são. Investir em campanhas, especialmente envolvendo marketing digital, é fundamental.

Entretanto, é preciso respeitar o código de ética, evitando expor pacientes, causar constrangimento, ou mesmo lançar mão do sensacionalismo com a intenção de chamar atenção. Antes de fazer qualquer tipo de publicação, é preciso consultar as normas a respeito do assunto.

3. Tenha eficiente controle de prontuários médicos e agenda

Uma grande ferramenta para médicos iniciantes que precisam administrar suas clínicas médicas são sistemas que organizam prontuários médicos e agenda de consultas, tornando o dia a dia mais prático e armazenando informações de forma segura.

Em apenas alguns cliques é possível ter acesso ao histórico do paciente, medicamentos utilizados, e outros dados necessários como exames e procedimentos, muitas vezes via tablet ou celular. 

O mesmo funciona para a agenda eletrônica, que permite manter a organização no agendamento de consultas, evitando horários duplicados, faltas e permitindo a confirmação da presença com o próprio paciente. Recursos como esses otimizam a rotina dos colaboradores e também o espaço, evitando a necessidade de armazenamento de dados em arquivos físicos. 

4. Mantenha as finanças da clínica médica controladas

Todos os gastos e receita que dizem respeito ao consultório devem ser controlados. Caso isso não aconteça, a lucratividade pode reduzir sem que o gestor perceba. Evite que isso aconteça dando atenção especial aos recibos de pagamentos de consultas e recibos que devem ser pagos aos seus fornecedores, mantendo tudo documentado.

5. Não misture contas pessoas com despesas da clínica médica

Por fim, uma das dicas mais importantes, além do acompanhamento de todas as entradas e saídas financeiras de seu negócio, é evitar misturar contas pessoais com as despesas da própria clínica.

Esse tipo de prática pode dificultar o reconhecimento das possíveis dificuldades da instituição, causando prejuízos no planejamento e em uma gestão eficiente da clínica.

Por essa razão, o controle do fluxo de caixa é fundamental para que o gestor possa conhecer a situação financeira da clínica, estabelecendo novas estratégias e medidas preventivas quando for necessário, a fim de melhorar os resultados. 

Uma boa gestão é fundamental para que as clínicas médicas tenham sucesso e qualidade em seu serviço.

Por isso, mantenha-se sempre atualizado sobre o assunto, buscando informações sobre administração e gestão de clínicas e consultórios por meio de cursos, facilitando sua atuação, atualizando o currículo e garantindo o sucesso de sua carreira. 

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