Com o aumento de casos de Covid-19 devido à pandemia causada pelo Novo Coronavírus, a prática da telemedicina se tornou uma das realidades que auxiliam no tratamento dos pacientes durante o período de isolamento social. Entretanto, muitos médicos ainda não se acostumaram com algumas mudanças. Isso somado a falta de prática para realizar a gestão da agenda para consultas e atendimentos digitais acaba provocando situações como atraso no atendimento, semanas superlotadas, e outros problemas causados por essa desorganização. 

Pensando em uma maneira de solucionar impasses como esses, desenvolvemos o conteúdo de hoje com algumas dicas de gestão de agenda para evitar eventos que possam causar desperdício de tempo e dinheiro em seu atendimento. Confira!

Nova resolução para consultas e atendimento digitais

Criada com o objetivo principal de ampliar a capacidade de atendimento médico e de levar especialistas até comunidades remotas ou distantes geograficamente, a telemedicina é uma importante aliada principalmente em tempos de crise. Várias práticas fazem parte deste conceito de atendimento à distância. 

O tema, contudo, ainda é discutido no Conselho Federal de Medicina (CFM) que, em 2019, chegou a regulamentar a atividade, porém, recuou e adiou a decisão após pressão dos conselhos regionais para ampliar a discussão com a comunidade médica. 

Hoje as regras de telemedicina são regidas pela Resolução CFM nº 1.643/2002. A pandemia de Covid-19 no mundo todo trouxe o tema de volta à discussão e o CFM viu uma necessidade iminente de aprovar algumas práticas que serão fundamentais para agilizar e contribuir com o atendimento médico.

Dicas de gestão de agenda

Para que seu consultório continue a ter sucesso e atender seus pacientes com qualidade e pontualidade, a gestão da agenda deve ser feita principalmente no presente momento, em que as consultas e atendimentos poderão ser digitais. Conheça nossas dicas para gerenciá-la, a seguir.

1. Conheça sua rotina de trabalho

Antes mesmo de começar a pensar em alternativas para a gestão de sua agenda, é preciso conhecê-la bem. Você deve entender suas necessidades para conseguir descobrir qual é a melhor solução para seu consultório. 

Comece conhecendo o tempo médio que você leva para atender cada um dos seus pacientes e, assim, defina a quantidade de atendimentos que podem ser feitos durante um dia normal de trabalho. Dessa forma, você evita que seus pacientes esperem o horário da consulta por muito tempo, reduzindo o estresse e ansiedade sentidos também em atendimentos digitais quando um agenda está atrasada. 

É preciso lembrar-se que, a duração das primeiras consultas, atendimentos rotineiros e retornos são diferentes, separando a quantidade de tempo suficiente para cada um deles. Outras particularidades que devem ser consideradas são períodos de intervalo e possíveis erros que possam acontecer relacionados ao material utilizado para a conexão. 

2. Adote uma agenda eletrônica

O agendamento digital é uma forma de concentrar as informações em um só local, evitando confusões, enganos e retrabalhos. Essa é uma maneira eficaz de unificar os horários dos diversos profissionais da clínica para evitar perda de tempo, sendo muito útil não só em atendimentos digitais, mas, principalmente nos presenciais. 

A agenda eletrônica permite realizar uma gestão de agenda efetiva, com informações e rotinas compartilhadas e controladas em uma única plataforma. Assim, os usuários com permissão têm acesso aos dados após inserir login e senha. 

Para o paciente, a agilidade proporcionada passa boa impressão e aumenta as chances de fidelização. Além disso, o atendimento tem melhor qualidade e praticidade. Outro benefício da agenda é a flexibilidade para enfrentar imprevistos como modificações no horário e encaixes, muito comuns também em atendimentos digitais. 

Por ter a divisão de horários automatizada, o colaborador deixa de executar uma tarefa altamente operacional. Ao mesmo tempo, os dados do paciente, histórico e prescrição prévia são acessados rapidamente. A rápida consulta aos dados do paciente tem grande funcionalidade, assim como prescrições prévias e outras informações do histórico que podem ser utilizadas na consulta.

A agenda digital ainda evita o acúmulo de papéis que, além de consumir espaço para seu armazenamento, podem ser extraviados, levando a perda de dados de pacientes e consultas anteriores.

3. Envie lembretes para os pacientes

Mesmo em casos de atendimento digitais, os atrasos estão presentes. A gestão da agenda é a melhor maneira de evitar que isso aconteça, atrapalhando os horários das outras consultas. Uma das formas mais eficazes de diminuir o número de atrasos nos atendimentos digitais, confusões ou faltas, são ferramentas que enviam lembretes para seu paciente. 

As mensagens automáticas e personalizadas ajudam a organizar a agenda lembrando o paciente do horário de sua consulta. Essa ação ajuda a aumentar o giro dos atendimentos, pois, os casos de atraso ou ausência são diminuídos. 

Adotar um software de gestão da agenda que gerencie e envie lembretes simplifica a rotina do médico, cortando também custos com ligações telefônicas e dando segurança à respeito do número de pacientes que vão comparecer na consulta digital. Por fim, essa alternativa agrada os pacientes que valorizam ainda mais o profissional pelo cuidado. 

4. Intercale suas consultas

Sabendo por sua experiência o tempo estimado para cada tipo de consulta, o médico consegue visualizar o tempo de trabalho que terá em sua jornada. Uma das dicas que podem ajudar no momento de realizar a gestão da agenda, é intercalar os horário dos atendimentos, entre consultas longas e outras mais rápidas. 

Essa organização garante maior tempo de preparação do profissional, gerando margem para imprevistos, incluindo instabilidades de conexão. Lembre-se que esse processo exige que você conheça sua rotina, determinando o fim de cada consulta. 

Logo, ainda que em uma consulta digital, o médico deve ser atencioso e também objetivo. O indicado é separar 10 minutos de intervalo entre os horário de atendimento, evitando grande espera e pequenos atrasos.

5. Implante prontuários eletrônicos (PEP)

O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) é uma ficha que reúne as informações clínicas e assistenciais sobre o tratamento do paciente de forma online, além de armazenar ainda dados de seu histórico. O grande diferencial desse prontuário é que seus dados são acessíveis pelo sistema, assim como a agenda eletrônica, permitindo que todos os profissionais que estiverem em contato com aquele paciente tenham acesso à suas informações, protegendo-as de terceiros.

As informações contidas nesse documento são disponibilizadas em tempo real e também podem ser acessadas por outras instituições de saúde, sejam públicas ou privadas, a qualquer momento, garantindo integração entre os atendimentos prestados. 

6. Adote laudos online

Muito comum na telemedicina, a adoção de serviços de laudo à distância por clínicas médicas é uma forma de modernizar os serviços prestados e otimizar o tempo do profissional, ajudando na gestão da agenda digital. 

Totalmente digitalizado e com a possibilidade de integração de sistemas de gestão e PEPs, os laudos online mantêm as informações organizadas e acessíveis por diferentes equipes e profissionais. 

Ao implantar esse tipo de sistema no consultório, o médico terá resultados de exames enviados via internet por uma equipe de especialistas habilitados para laudar de forma remota. Essa solução leva agilidade ao atendimento e também à entrega de resultados. 

7. Tenha um site responsivo e crie um aplicativo da clínica

Estamos na era digital em que os pacientes costumam buscar informações nas facilidades oferecidas pela tecnologia. Por esse motivo, vale investir em formas de melhorar a comunicação entre você e seus pacientes, como canais de atendimento que ofereçam conteúdos para otimizar o atendimento digital.

Isso pode ser feito por meio de aplicativos criados especialmente para sua clínica ou consultório, com diversas funcionalidades que ajudam a facilitar a vida de seus pacientes, como agendamento de consultas, informações sobre os procedimentos, e cuidados com a saúde.

Outra maneira de levar informações ao pacientes é por meio de um site da clínica. Esse passa a ser o cartão de visitas na internet, onde você sempre será encontrado. Assim como em um aplicativo, o site pode ser desenvolvido para agendamentos e deve ter uma seção de notícias para publicar informações ligadas à saúde em geral e em sua especialidade, apresentando conhecimentos sobre doenças, prevenção e bem-estar. Além disso, essas alternativas permitem encurtar a comunicação entre paciente e médico, portanto, a responsividade deve ser efetiva. Lembre que, antes de divulgar notícias e informações, é preciso conhecer o que pode ser divulgado de forma online.

8. Conheça seus pacientes

Conhecer melhor o perfil dos pacientes mais antigos é uma alternativa que ajuda na gestão da agenda, facilitando a organização das consultas. Dessa maneira, você poderá saber qual pessoa atender em uma janela de horário mais curta, e qual atendimento deve ser feito em um período maior. Com informações como essas, é possível criar estratégias que ajudem na otimização das consultas.

O sistema de gestão é uma boa forma de conhecer os pacientes, analisando o comportamento da agenda e permitindo também identificar quais costumam faltar ou se atrasar para os atendimentos. 

Além disso, o profissional pode verificar quais pacientes não aparecem há um longo tempo para que sejam enviadas mensagens que reforcem o acompanhamento médico também em consultas digitais. Essa preocupação é uma excelente forma de levar à fidelização. 

9. Utilize a tecnologia 

utilizar softwares de gestão da agenda para consultas digitais é uma oportunidade de melhorar a produtividade da clínica ou consultório. Além de contribuir para a rotina, garante acesso ao prontuário eletrônico, receituário e agenda digital, oferecendo também a integração dos resultados de exames. 

Dessa forma, a tecnologia contribui no armazenamento de informações do paciente, assim como seu histórico de atendimento. Contudo, os profissionais precisam estar habilitados para utilizar tais ferramentas, tornando o investimento em cursos online e treinamentos essencial.

Como você pôde acompanhar, realizar a gestão de agenda para consultas e atendimentos digitais, principalmente no período em que estamos vivendo, é uma tarefa que proporciona resultados positivos para os negócios e também para o paciente. Siga nossas dicas para evitar erros e aumentar a produtividade, fator que garante a fidelização dos pacientes pela qualidade no atendimento.

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