Acertar na gestão de contas médicas é fundamental para garantir o funcionamento da clínica ou do consultório. Além disso, permite que os pacientes tenham a melhor experiência possível.

A questão é que, mesmo esse conhecimento sendo básico, muitos médicos empreendedores não têm, na ponta da língua, informações como:

• Ticket médio da clínica ou do consultório;
• Lucro líquido mensal;
• Projeção financeira para o próximo mês;
• Total que será investido em determinado período.

Ao fazer uma boa gestão de contas médicas, o seu estabelecimento de saúde se mantém no mercado e pode se destacar perante a concorrência. Também consegue decidir onde alocar recursos financeiros, além de tomar decisões inteligentes.

Decisões não devem surgir a partir de intuições, pois você, como médico empreendedor, deve utilizar ferramentas gerenciais que o direcionam para o melhor caminho.

Quer saber como acertar na gestão de contas médicas? Nós listamos sete passos a seguir. Acompanhe!

1. Comece pelo fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o tipo de controle utilizado para saber como andam as receitas e despesas, tanto atuais quanto futuras. Para fazer o seu, basta criar um relatório com todas as movimentações de dinheiro da clínica ou consultório.

Registre, no fluxo de caixa, previsões de gastos fixos (aluguel, energia, água, internet e salários). Anote ainda os recebimentos futuros, como as parcelas a receber.

Os recebimentos também devem constar no fluxo de caixa, inclusive os rendimentos de aplicações. O mesmo ocorre com as compras de materiais e insumos, além do pagamento de prestadores de serviços, fornecedores e impostos. 

Tenha em mente que todas as empresas devem fazer o fluxo de caixa. Portanto, isso se estende às clínicas e aos consultórios. Se possível, tenha um profissional administrativo para cuidar dos gastos e recebimentos.

O fato é que nos consultórios não há estrutura para ter um profissional assim. Por isso, assuma essa responsabilidade de registrar todas as movimentações financeiras, desde as pequenas (que costumam ser desconsideradas) até as maiores. 

Mas não ache que você vai precisar anotar manualmente tudo em uma agenda ou planilha. Há ferramentas práticas e muito modernas que te ajudam a acertar na gestão de contas médicas. Aqui estão algumas delas:

• iClinic;
• iMedicina;
• HiDoctor.

2.  Não misture as contas

Separar as finanças pessoais e da sua empresa. Essa é uma das maiores dificuldades dos médicos empreendedores. Realmente, não é uma tarefa fácil, mas é extremamente necessária.

Uma vez que você tem acesso ao caixa a todo instante, pode se sentir tentado a fazer retiradas frequentes para atender às necessidades da clínica, do consultório, da família ou as suas. O fato é que essa prática é perigosa.

Sendo assim, separe as contas bancárias. Você deve ter a sua, enquanto a clínica ou consultório uma própria.

Defina ainda um pró-labore. Isso mesmo, estabeleça um salário para si! Aproveite para determinar um bônus ou premiação para quando o faturamento estiver acima das metas que você planejou — nós falaremos sobre elas logo mais.

Além da dica que viu no tópico anterior, sobre o software de gestão, faça ainda uma reserva de emergência e um investimento. Não sabe a diferença entre ambos? A gente te explica!

A reserva de emergência, como o nome diz, é para os momentos de crise. Aconteceu um imprevisto e o dinheiro para resolver a situação vem dessa reserva.

Já o investimento é o dinheiro que vai render. Ou, seja, é aquele que precisa ficar quietinho, apenas gerando rendimentos.

3. Faça o seu planejamento financeiro da gestão de contas médicas

O planejamento financeiro é o instrumento que garante os recursos para que a clínica ou o consultório possa liquidar seus compromissos. Isso, de preferência, sem a necessidade de recorrer a empréstimos de curto prazo, como o cartão de crédito ou o cheque especial.

Esse tipo de planejamento pode ser de curto, médio ou longo prazo. Saiba como diferenciar:

• Curto prazo: menos de um ano.
• Médio prazo: de um a cinco anos.
• Longo prazo: no mínimo cinco anos.

O segredo de um bom planejamento financeiro é focar nos extremos, ou seja, curto e longo prazo. No planejamento curto, vise o lucro para a construção da reserva de emergência.

Já o planejamento longo permite se organizar financeiramente para acertar na gestão de contas médicas e ter recursos para realizar investimentos que garantem a clínica ou o consultório no mercado, sempre ganhando competitividade.

Uma dica para fazer o seu planejamento financeiro da gestão de contas médicas: estabeleça um para o ano e outro para daqui a mais de 5 anos. Como? A gente te explica!

• Comece definindo o seu objetivo. Depois, determine as metas que serão utilizadas para alcançá-lo.
• O próximo passo é o diagnóstico da situação financeira, para entender quais são as oportunidades e riscos.
• Siga investindo em ferramentas e instrumentos que tragam retorno financeiro.
• Acompanhe os resultados e, caso seja necessário, atualize o planejamento.

5. Tenha cuidado com as glosas

Se você já deixou de receber, seja por parte dos planos de saúde, por um procedimento ou atendimento, já sabe o que são as glosas. Pois é, elas acontecem por problemas de comunicação entre a clínica ou consultório e os convênios.

De modo geral, as glosas ocorrem quando as informações sobre um atendimento, no caso fornecidas pelo prestador, não batem com os registros que estão no banco de dados do plano de saúde.

Trata-se de um dos problemas mais críticos em clínicas, hospitais, laboratórios e ambulatórios. As glosas geram retrabalho, perda de tempo, atraso nos recebimentos e, dependendo do caso, até prejuízos financeiros.

Mesmo sendo uma pequena falha, ela pode significar o não recebimento por uma consulta prestada. “Ah! Mas são apenas R$10” — se isso ocorrer mensalmente, serão R$120 perdidos no ano.  

Por mais que a sua taxa de glosa seja pequena, é fundamental buscar meios para evitá-la. Uma boa solução é contar com um sistema de faturamento TISS. Ele automatiza esse processo e evita falhas humanas, como os erros de preenchimento das guias.

Também é importante saber que há diferentes tipos de glosas. São elas:

• Glosas administrativas: falta ou preenchimento incorreto das guias de autorização indicadas pela operadora. Também ocorre quando há erros de digitação e cálculos imprecisos;
• Glosas técnicas: surgem quando algum procedimento médico é contestado, necessitando a avaliação de um auditor técnico. Podem acontecer ainda quando há inconsistência nos dados e métodos;
• Glosas lineares: mais comum nos planos de saúde. Um exemplo clássico é a alegação de que o valor de um medicamento utilizado está acima do acordado, mas na realidade não é o que ocorre. 

6. Crie estratégias para lidar e evitar a inadimplência

O próximo passo para acertar na gestão de contas médicas é criar estratégias para lidar e evitar a inadimplência. Ela, que é um fantasma que assombra as finanças, necessita de estratégias para se manter distante das suas contas.

Uma das maneiras mais eficazes é pensar em maneiras de lidar positivamente com essa questão. Estabeleça, portanto, políticas de análise de crédito e elabore contratos que protejam sua clínica ou consultório.

Prefira ainda os meios de pagamento mais seguros, como os cartões de crédito e débito, além do Pix. Evite cheques, boletos bancários e depósitos.

Outra dica para evitar o fantasma da inadimplência e para acertar na gestão de contas médicas é utilizar um sistema que dispara alertas aos pacientes, para que eles não faltem às consultas e exames.

Lembretes assim são muito importantes, pois acontece de alguns pagamentos não serem efetuados por detalhes como esquecimento ou falta de programação — nada proposital, vale ressaltar.

Esses alertas também podem ser úteis para você e sua secretária, principalmente no que diz respeito ao pagamento de contas. Desse modo, os juros e as multas por atrasos são evitados.

Se a situação já fugiu do seu controle e há muita inadimplência, é importante contratar uma assessoria especializada para avaliar o fechamento de acordos.

7. Invista em equipamentos e ferramentas de qualidade

Note que a gestão de contas médicas envolve bastante planejamento, mas requer ainda ferramentas de qualidade. Sabe aquela máxima do “barato que sai caro”? É por aí.

Invista em bons equipamentos para não ter substituições e manutenções frequentes. Ganhe mais aumentando sua produtividade.

Além disso, realize o seu planejamento financeiro, o controle do fluxo de caixa, o acompanhamento de indicadores e tudo mais em um sistema.

Um bom software de gestão de contas médicas possibilita o acesso a uma série de instrumentos que tornam a rotina prática e funcional, como fazer repasses ou cobranças de modo automático.

Com estes sete passos para acertar na gestão de contas médicas, você consegue estruturar o seu consultório ou clínica de maneira eficiente e adequada. O sucesso depende disso!

As vantagens se estendem ainda aos pacientes, pois o lucro obtido pode ser revertido em melhorias constantes para eles, desde o atendimento até os procedimentos ofertados .Aproveite para ler mais dicas sobre gestão de consultório no blog da Mediflix!