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5 dicas para uma gestão financeira eficiente na clínica médica

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5 dicas para uma gestão financeira eficiente na clínica médica

Assim como é importante zelar pela saúde dos pacientes, realizar uma boa gestão financeira em clínica médica é essencial para manter contas e salários em dia, garantindo o sucesso e credibilidade de seu negócio no mercado.

Entretanto, lidar com todas as finanças preservando o controle financeiro do consultório pode não ser uma tarefa fácil para todos. Nem sempre médicos e profissionais de saúde se sentem seguros no momento de executar processos relacionados a parte financeira e administrativa, além disso, muitos detêm pouco conhecimento aplicado na área. 

Pensando em uma forma de melhorar essa realidade, elaboramos o artigo a seguir abordando a importância de realizar uma boa gestão financeira em clínica médica e destacando 5 dicas que poderão ajudar a realizar isso de forma eficiente. Acompanhe conosco para saber mais sobre o assunto!

O que é gestão de clínica?

Entre as atividades atribuídas a gestão estão liderança, controle de estoque e recursos, visão estratégica, administração de diferentes demandas, e fluxo de caixa financeiro em geral. Dessa maneira, é possível controlar pessoas, atividades e processos.

A gestão de clínica também é responsável por motivar a equipe para que todos saibam quais objetivos devem ser conquistados e compreendam sua participação durante o processo, resultando na a obtenção de bom retorno.

De certa forma, a gestão é uma forma de manter o empreendimento competitivo, fornecendo dados que permitirão a tomada de decisões corretas. Como resultado, o profissional terá a atração de pacientes, reconhecimento profissional de colegas da área, e a valorização de seu trabalho perante a população. 

O que é gestão financeira em clínica médica?

A gestão financeira nada mais é que fazer o controle de gastos que a empresa apresenta. Tratando-se de clínica médica, a gestão deve abranger não só pagamentos de funcionários, mas também fluxo de caixa, investimentos, movimentação dos gastos, e outros.

Dessa maneira, além de realizar o controle rigoroso de todo capital que entra e sai da empresa, o médico poderá ainda fazer o planejamento mais seguro para os próximos meses. Apesar de possuir ligação íntima com a saúde dos pacientes, a clínica médica é também uma organização empresarial onde trabalham profissionais da área da saúde, executando procedimentos ligados ao atendimento de pacientes e, ainda, profissionais com outras responsabilidades.

Entre eles podem estar pessoas que exercem atividades em departamento administrativo, de cobranças, recursos humanos, e outros. Dessa maneira, é preciso compreender que a gestão financeira é essencial para os recursos que entram e saem da clínica médica sejam devidamente mensurados. 

Registros como contratos com operadoras de planos de saúde, relacionadas com a maioria das entradas de recursos, recebimentos particulares e também outras formas de entrada, devem ser reconhecidos e computados. 

Por outro lado, a gestão financeira em clínica médica deve dar atenção à mensuração de saídas, que podem estar ligadas a despesas operacionais que fazem parte do cotidiano da clínica, como medicamentos, insumos, salários, impostos, contas relacionadas a compras de equipamentos e outros investimentos que são necessários para prestação de serviços médicos. 

Dessa forma, a gestão financeira em clínica médica aparece como um fator essencial para a tomada de decisão, e o gestor nessa área vai precisar de todos os dados completos para compreender como os recursos são gerados, como são aplicados, e quais valores disponíveis para decidir quais rumos podem ser seguidos.

Qual a importância de uma boa gestão financeira?

A gestão financeira é um dos processos mais importantes para evitar prejuízos e reduzir custos na clínica médica. Além de estabelecer metas e objetivos, ela também requer estratégias eficientes de planejamento de gastos e investimentos, assim como de cuidados redobrados para que o negócio continue a oferecer serviços de qualidade e segurança para os pacientes. 

Imagine que, ao realizar a análise financeira do mês anterior de sua clínica médica, o médico notou que o consumo de documentos para a impressão de prontuários teve um grande aumentos. Por meio desse dado, é possível que o profissional mostre soluções com redução de custos

Com a tecnologia, clínicas médicas e consultórios podem armazenar seus dados em sistema de gestão na nuvem, mantendo as informações do paciente reunidas em um só local de forma segura e sigilosa, beneficiando a empresa e seus pacientes. 

Ainda que o objetivo principal de uma clínica seja atuar na promoção da saúde da população, o retorno financeiro deve cobrir todos os custos, sejam eles de infraestrutura, tecnologia, pessoal ou impostos. Por motivos como esse, saber realizar um gestão financeira em clínica médica é fundamental para aqueles que desejam manter seu empreendimento funcionando com sucesso e longe de dívidas e problemas. 

Quais as vantagens de usar um sistema de gestão financeira?

Manter a gestão financeira em clínica médica equilibrada nem sempre é um processo que ocorre da melhor forma possível, seja pela falta de experiência do médico ao lidar com a administração ou pela impossibilidade de ter um profissional especializado na área realizando esse trabalho.

Contar com um software para ajudar na gestão financeira em clínica médica é uma alternativa rápida e eficaz, melhorando diversos aspectos da empresa. Entre as principais vantagens de concentrar as informações em um programa de computador, estão:

  • controle do fluxo de caixa, assim como de todas as despesas e entradas em um único lugar;
  • eliminar planilhas com dados em papel, mantendo as informações a apenas alguns cliques de acesso;
  • reduzir o tempo gasto com ações administrativas e, consequentemente, deliberando mais tempo para ser dedicado a proporcionar melhores experiências aos pacientes;
  • reunir todos os dados financeiros em um mesmo lugar, permitindo ao gestor o melhor planejamento; 
  • armazenar em nuvem, reduzindo o espaço de armazenamento físico e possibilitando a redução de custos com espaço e material físico de escritório;
  • agenda eletrônica, que possibilita o controle total de informações de todos os pacientes, assim como a possibilidade de realizar agendamento online;
  • acesso a prontuários de atendimento de todos os pacientes atendidos no local;
  • facilidade na utilização, visto que recepcionistas podem fazer parte dos processos a partir de treinamentos específicos;
  • aumento da segurança dos dados relativos à finanças e informações pessoais dos pacientes.

Como o paciente é beneficiado com a gestão financeira em clínica médica?

Além de realizar atendimento diferenciado e organizado, pacientes podem aproveitar as melhorias que uma boa gestão financeira em clínica médica pode proporcionar, como melhores instalações, reforma no mobiliário, equipamentos médicos de qualidade, e outras soluções que oferecem conforto e bem-estar.

O paciente deve vivenciar uma boa experiência ao frequentar o consultório, sentindo-se acolhido. Portanto, é fundamental que o profissional ofereça uma estrutura tranquila e segura para isso, desde a sala de espera até o ambiente em que será feita a consulta ou procedimento.

Dicas para realizar uma gestão financeira em clínica médica eficaz 

Alcançar o sucesso desejado em sua clínica médica exige que todos os processos administrativos estejam alinhados ao mesmo objetivo, atribuindo maior atenção aos detalhes financeiros para o funcionamento pleno da instituição.

O gestor, ou pessoa responsável por questões financeiras, precisa de planejamento e comportamento estratégico para que as ações investidas e controle de gastos tenham como objetivo fazer o empreendimento crescer de forma contínua e com qualidade.

Conhecer a realidade financeira da clínica é indispensável para avaliar os detalhes desse processo. Isso porque, é por meio desse monitoramento constante de recursos financeiros que aplicar e desenvolver estratégias de planejamento e otimização será possível. Confira a seguir, 5 dicas indispensáveis para tornar a gestão financeira em clínica médica eficaz.

1. Implemente planejamento financeiro

O planejamento financeiro faz parte da gestão financeira em clínica médica, no entanto, com a visão voltada para o futuro. Utilizando ferramentas como orçamento e fluxo de caixa de maneira organizada, é uma forma de pensar em previsões para momentos que ainda estão por vir na organização. 

Devemos lembrar que clínicas possuem a necessidade constante de investimento em tecnologia, visto que a atividade médica está em constante transformação, e equipamentos de ponta são essenciais para atender melhor os pacientes. 

Para que seja possível realizar a aquisição desse tipo de ativo o planejamento é fundamental, entendendo onde os recursos serão obtidos, se a clínica ainda não os possui e como ela poderá buscá-los junto a instituições financeiras. O profissional deve entender que planejar a aquisição de bens como esses também inclui a manutenção e pagamento de eventuais prestações ou empréstimos realizados para sua compra. 

2. Entenda a gestão financeira e tenha bom controle de fluxo de caixa

Ainda que as clínicas médicas tenham ligação íntima com a saúde de seus pacientes, também devem ser consideradas empresas em que profissionais da área da saúde e de outras áreas estão cuidando do atendimento e demais responsabilidades.

Com isso, o médico deve entender que a gestão financeira é fundamental para que os recursos envolvidos em todas as áreas de atuação de sua clínica devem ser reconhecidos e mensurados. 

A gestão financeira em clínica médica também deve cuidar dos recursos de saída, como vimos anteriormente, estando ligada a despesas operacionais como medicamentos, insumos, salários, impostos, investimentos e compra de equipamentos. 

Realizar uma boa gestão das finanças é ter um eficiente fluxo de caixa. Afinal, esse é o principal responsável pelos lucros da clínica, portanto, deve ter prioridade na organização. Com um bom controle, o gestor poderá manter o planejamento financeiro real e com projeções significativas, proporcionando investimentos e reduzindo chances de prejuízos inesperados.

Devemos ainda ressaltar o atraso de pagamentos por parte de alguns pacientes que pode-se tornar recorrente, prejudicando assim o fluxo. Nesse caso, é necessário se precaver com algumas medidas que evitem esse tipo de transtorno no futuro, como cadastrá-los em um sistema confiável e criar sistemas de controle de valores a receber.

3. Tenha um bom planejamento interno e não misture contas pessoais com profissionais 

Em qualquer área de uma organização, o bom planejamento interno é indispensável. Na gestão financeira em clínica médica não seria diferente. Planejar as estimativas de receitas e despesas da empresa ajudam a medir os investimentos, controlando as atividades que serão realizadas. 

Definir metas e estratégias que possibilitem projeções de gastos e rendimentos da clínica torna possível acompanhar o crescimento do negócio, assim como o retorno de investimentos. Ainda que se tenha um bom planejamento interno, de nada adianta caso o profissional misture as contas pessoais com as profissionais.

Muitos dos profissionais que montam um consultório médico não sabem lidar diretamente com a gestão financeira, por isso, acabam misturando contas pessoais com as contas da empresa. Entretanto, ainda que seja o proprietário da clínica, esse vínculo entre entradas financeiras ao pagamento não é recomendado.

O caixa da empresa deve ser utilizado apenas para pagar e suprir as necessidades da clínica. Quando uma retirada descontrolada é realizada, compromete o faturamento do negócio e a distribuição dos lucros. Nesse caso, o ideal é que ocorra a organização da divisão, visando sucesso financeiro.

4. Otimize processos internos com ferramentas digitais

Otimizar os processos internos de um clínica médica é usar técnicas que melhoram as atividades de todos os setores presentes, além de facilitar o atendimento e auxiliar na qualificação dos serviços prestados. Com isso, garante-se diversas melhorias à gestão financeira da empresa. 

Automatizar esses processos torna possível alcançar melhores resultados que podem ser realizados por meio de softwares de gestão, padronizado e organizando movimentações financeiras da clínica.

Com o auxílio do avanço da tecnologia, os sistemas de gestão se tornaram grandes aliados na gestão financeira, já que todos os processos operacionais e administrativos podem ser facilitados e simplificados utilizando essas ferramentas. 

Investir em tecnologias como essa pode trazer à clínica inúmeras vantagens, como melhores planejamentos, facilidade de acesso, organização, segurança e otimização, visto que a unificação de todas as informações financeiras em um só lugar permite ao gestor a redução de tempo gasto com atividades, garantindo a segurança de dados. 

Essas ferramentas digitais podem ir de softwares a aplicativos facilmente acessados por um smartphone, permitindo que a gestão seja feita a todo momento, de qualquer lugar. 

São diversas as funções das ferramentas oferecidas. Enquanto umas descomplicam o processo tributário gerando economias de quase 50%, outras organizam gastos para que o profissional possa ter um olhar amplo no momento de tomar decisões. 

Ainda é possível encontrar ferramentas que auxiliam na gestão financeira sendo voltada para o fluxo de caixa, permitindo controle rigoroso de todo capital que entra e sai da clínica. Tudo isso em um único sistema, evitando que esquecimento de dados ou valores possa ser um problema.

5. Acompanhe as receitas e despesas e mantenha um plano de reserva

Atender pacientes e cuidar da gestão financeira em clínica médica é um grande desafio para a maior parte dos médicos. No entanto, é possível administrar o negócio de forma eficiente acompanhando de perto as despesas e receitas da clínica e registrando-as cuidadosamente, mesmo quando pequenas. 

Esse controle permite aos gestores realizar previsões de gastos e custos, conhecendo o potencial da clínica para melhorias e investimentos. Acompanhar os dados por meio de sistema de gestão é ainda mais fácil, visto que a análise financeira e avaliação dos custos e faturamento poderão gerar uma previsão do fluxo de caixa.

Da mesma forma que acompanhar receitas e despesas é necessário, manter um plano de reserva é fundamental para evitar maiores desgastes. Nenhuma empresa está livre de enfrentar crises internas, como a falha de um equipamento importante, ou externas, como a crise econômica. 

Por esse motivo, o gestor da clínica médica precisa lembrar de realizar reservas de capital caso a empresa passe por algum momento financeiramente difícil. Dessa forma, a clínica não sofrerá grandes impactos, pois possuirá recursos financeiros reservados para esses momentos. Esses fundos de reserva também podem ser usados para cobrir despesas como:

  • pagamentos de férias;
  • décimo terceiro salário;
  • acerto trabalhista;
  • manutenção de equipamentos médicos;
  • investimento em novas tecnologias;
  • bonificação de trabalhadores;
  • serviços terceirizados. 

A dicas que você conferiu são extremamente importantes para melhorar a gestão financeira de sua clínica, possibilitando investir em serviços que ofereçam ao paciente mais qualidade, e aos gestores, mais tranquilidade. A área financeira requer cuidado e atenção, principalmente para aqueles que não possuem experiência, pois está envolvida com processos burocráticos e tributos que não podem ser passíveis de falhas. 

Por esse motivo, caso não tenha propriedade no assunto, é possível realizar cursos online voltados para os mais diferentes assuntos, como a gestão financeira, a fim de auxiliar o profissional a regularizar seu consultório médico.

Optar por um sistema de gestão financeira em clínica médica torna ainda mais fácil a administração do médico, organizando e mantendo dados sempre à mão, e garantindo o sucesso da empresa, sempre com qualidade e segurança para os pacientes.

Depois de conferir como fazer a gestão financeira em clínica médica ser eficaz com algumas dicas, que tal dar uma olhada em como fazer um plano de negócios para seu consultório?

Comment (1)

  1. […] diversos elementos que compõem o valor final. Definir o preço do serviço envolve também a gestão financeira do consultório do […]

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