Na rotina movimentada dos consultórios, são muitos os detalhes que passam despercebidos por profissionais que ali atuam. Por ficar a maior parte do tempo dentro da sala de atendimento, o médico circula por curtos períodos nas áreas comuns do consultório. Por esse motivo, alguns pontos acabam escapando de seu radar, tornando-se problemas que impedem o sucesso de seu consultório, e levando o profissional a perder pacientes.

Conquistar novos clientes custa cerca de 5 vezes mais do que manter aqueles já existentes. Desta forma, a permanência dos pacientes é fundamental no consultório médico. Para garantir a fidelização de seu consultório, listamos aqui 3 problemas muito comuns que fazem o profissional perder pacientes. Avalie se estes dilemas acontecem com você, e veja como evitá-los, seguindo a leitura!

3 problemas que fazem você perder pacientes

Entre os problemas mais comuns que fazem o profissional perder pacientes, os que se destacam pela frequência na maioria dos consultórios são: a falta de organização da agenda e atendimento médico, atraso dos profissionais, ocasionando o aumento do tempo na sala de espera, e a falta de relacionamento com o paciente no pós-consulta. A seguir, vamos conhecer um pouco mais sobre cada um deles, e como eles podem fazer um médico perder pacientes.

1. Falta de organização da agenda

As faltas no consultório médico sempre acontecer, é algo inevitável. Contudo, é possível controlar a quantidade de pacientes ausentes, oferecendo atendimento de qualidade, boa estrutura física, contato no pós-consulta e materiais úteis ao cliente. 

Além disso, ligações para confirmação de presença no atendimento é fundamental para evitar transtornos na agenda, causado pelo absenteísmo dos pacientes. Essa prática é muito comum e uma das mais utilizadas. 

Outra dica importante para manter a organização na agenda mesmo com faltas, é tentar alternar pacientes de retorno com aqueles que estão em primeiras consultas. Reservar um dia somente para primeiras consultas pode ser uma péssima ideia, pois a taxa de falta nesses casos é bem mais alta do que em situações de retorno. Desta maneira, o profissional não perde tempo com consultas canceladas e ausências.

Ignorar o impacto do absenteísmo na rotina diária do consultório não é a solução. Uma ideia válida é, para cada paciente que desmarcar uma consulta, deixando ali um horário vago, orientar ao colaborador responsável pela agenda da clínica a remarcar os demais pacientes do dia, preenchendo os buracos e faltas por desistência. 

Desta forma, evita-se ao máximo o tempo ocioso dentro do consultório, resultando em longos períodos laborais e em atraso no atendimento, outro problema que leva o médico a perder pacientes.

Outra maneira de preencher as lacunas deixadas pelos pacientes é utilizar o tempo da falta de um atendimento para responder comentários nas redes sociais da clínica, organizar os aplicativos de comunicação do consultório, produzir conteúdos para o site médico, ou realizar contato pós-consulta com pacientes. 

O primeiro contato com o novo paciente é feito pelo colaborador que atua na recepção de seu consultório. Se sua equipe não for treinada para — além de causar uma boa impressão, atendendo o paciente de forma respeitosa e cordial — realizar um agendamento correto e de qualidade é fundamental para evitar conflitos de horários, buracos por consultas não desmarcadas, e falta de agendamento. 

Como melhorar a organização da agenda 

Para evitar dias de atendimento cheios, agenda vazia, e buracos causados por faltas de pacientes que não desmarcaram, algumas alternativas devem ser implantadas a fim de melhorar a qualidade de seu atendimento e sua rotina de trabalho, evitando desorganização e que você continue a perder pacientes.

Adote uma agenda eletrônica

A organização da gestão de um consultório envolve o uso da tecnologia para evitar perder pacientes. É preciso refletir qual a melhor opção para sua realidade, levando sucesso ao seu negócio. Continuar a utilizar agenda de papel não exige mudanças na rotina, processos e equipamentos do consultório.

No entanto, o uso de agendas de papel, uma ferramenta engessada, faz o profissional perder informações, tempo e dinheiro. Isso em razão da perda de oportunidades de modificações que são deixadas de lado no processo de agendamento, seguindo tradicionalmente o método e, em muitos casos, prejudicando o relacionamento entre médico e cliente.

Uma forma de evitar perder pacientes é flexibilizar o agendamento para lidar com as diferentes situações enfrentadas. Em dias cheios, a informatização da agenda no consultório médico pode previne que o colaborador, em meio a muitas tarefas e atendimentos, cometa erros, facilitando e otimizando seu trabalho.

2. Atraso nas consultas

Além da falta de organização na agenda, o atraso na consulta também é um fator que leva o profissional a perder pacientes. A demora do profissional para o atendimento é um dos grandes motivos de insatisfação em uma clínica médica. 

Para o bom funcionamento do consultório, cumprir compromissos de horários marcados deve ser respeitado e realizado por meio de um bom gerenciamento. É importante que o profissional esteja sempre atento aos horários, buscando organizar o cumprimento de seus compromissos.

Afinal, a imagem e credibilidade de seu consultório estarão em jogo. Caso aconteçam imprevistos e contratempos, é importante que um dos colaboradores deixe os pacientes a par da situação. O exagero no atraso de um consulta, a falta de justificativa, e as agendas cheias podem fazer com que o paciente nunca mais retorne, e ainda faça propaganda negativa de sua clínica e atendimento.

Como evitar atrasos nas consultas

Uma maneira de evitar perder pacientes pelo atraso é calculando cuidadosamente o tempo necessário para realizar uma boa consulta. Coloque como prioridade a qualidade do atendimento e organize sua agenda com base nesse detalhe. Desta maneira, você conseguirá evitar o efeito cascata, ou seja, quando o atraso em uma consulta acaba retardando as próximas, sucessivamente.

O recurso de encaixe deve ser novamente lembrado. O colaborador responsável pelo agendamento precisa ser orientado à encaixar pacientes com moderação e cautela, evitando buracos na agenda e também longos períodos de espera em dias de atraso.

Adquirir um bom software de gestão, informatizando seu local de trabalho, é uma excelente forma de acabar com atrasos. Esse tipo de ferramenta facilita o gerenciamento da agenda médica, realizando alterações nos horários e realizando encaixes e remarcações. Assim, o colaborador poderá ter todo controle do andamento dos atendimentos, sabendo ainda há quanto tempo o paciente aguarda na sala de espera.

Um software de gestão ainda torna prático o contato entre a recepção e o consultório, reunindo informações importantes sobre os pacientes, como exames e prontuários digitais, proporcionando ao colaborador mais tempo para dedicar aos que estão na sala de espera.

3. Falta de relacionamento pós-consulta

Ao pensar em cuidados de saúde, devemos considerar que o atendimento médico vai além da consulta. Um dos problemas que fazem o profissional perder pacientes é a falta do relacionamento com cada um deles após a consulta.

O pós-consulta tem grande papel na experiência do paciente, desde sua fidelização até os resultados de saúde, afetando o sucesso do consultório. O contato entre paciente e médico tornou-se bem mais fácil atualmente, considerando as inúmeras possibilidades que a tecnologia proporciona. A falta da comunicação pode levar seu paciente a interromper tratamento, procurar outro profissional e não recomendá-lo à outros conhecidos. Por isso, é importante manter este canal sempre aberto e atualizado.

Como melhorar o relacionamento pós-consulta

É preciso coordenar sua equipe de colaboradores para que, ao realizar o cadastro, colete informações de contato completas do paciente, como telefone celular, endereço e e-mail. Essa prática, que deve ser padronizada, facilita o contato com o máximo de pacientes, tornando possível atingi-los por estratégias como essas que vamos apresentar.

Mensagem de texto ou whatsapp

É cada vez mais comum que consultórios adquiram um celular específico para a recepção, com aplicativos de comunicação que possam melhorar o contato pós-consulta com o paciente. Por tratar-se de uma comunicação instantânea, o uso deste tipo de mensagem deve ser restrito à informações rápidas, mostrando disponibilidade. É uma boa alternativa para a confirmação de consultas, dúvidas simples, e pequenos informativos sobre saúde.

Pesquisa de satisfação

Uma forma de mostrar interesse sobre a opinião e melhorar o atendimento no consultório, é realizar uma pesquisa de satisfação no período pós-consulta. Essa primeira comunicação abre caminho para acompanhar a saúde do paciente e receber um feedback. Pode ser realizado em formulários impressos, entregues ao final da consulta, ou mesmo de forma online, enviando-os por e-mail. 

E-mail

Uma das melhores alternativas de comunicação em âmbito profissional continua sendo o e-mail, por seu valor menos imediato e invasivo. Além de utilizar esse canal de comunicação para pesquisas de satisfação, é possível compartilhar convites para redes sociais do consultório, newsletter com novos conteúdos do site, além de dicas de saúde, avisos, e outras informações.

De forma individual, é válido o envio de lembretes de prevenção, exames, e acompanhamentos que devem ser realizados, como forma de incentivar o paciente a marcar uma nova consulta para manter sua saúde em dia.

Uma excelente forma de automação para os pacientes da base, são datas comemorativas. Essa forma de ser lembrado é um detalhe importante, mensagens de feliz aniversário, natal e ano novo são uma maneira delicada de demonstrar que o médico ainda espera pelo paciente.

Sites e redes sociais

A criação da imagem online do consultório ou clínica médica é uma excelente forma de interagir com o público-alvo, ou seja, pacientes que buscam o atendimento de um médico com especializações. A presença online é uma maneira de ser encontrado por novos pacientes, e manter contato com aqueles que já se consultaram. 

Em seu cartão de visitas, acrescente o endereço do site médico e de outras redes sociais. Mais importante, mantenha-os atualizados com conteúdos de qualidade, que possam informar os leitores sobre o assunto relacionado às especialidade médica. Um bom conteúdo aumenta sua rede de contatos e contribui para a educação do paciente.

Cursos EAD

Uma maneira de resolver estes problemas é por meio do aprimoramento e atualização médica. Com cursos EAD, como os oferecidos pela Mediflix, é possível acessar conteúdos que auxiliam profissionais da medicina na melhoria do atendimento, práticas para aumentar seus pacientes, e ainda atualizar-se sobre diferentes especialidades médicas, como pediatria, endocrinologia e psiquiatria.

Você acompanhou os 3 principais problemas que podem fazer um médico perder pacientes.

Evite que isso continue a acontecer em seu consultório colocando nossas alternativas em prática. Assim, você melhora sua clientela, a qualidade do atendimento, e eleva a satisfação do paciente.

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