O objetivo de uma clínica ou consultório é sempre prestar os melhores serviços para todos os clientes e pacientes. E é fundamental que isso aconteça de forma integral, levando em conta todas as etapas do atendimento. A recepção de consultório, por exemplo, é uma das mais importantes etapas do processo. Isso se deve ao fato de o paciente ou familiar muitas vezes encontrar-se em condições de fragilidade ou debilidade. 

Sendo assim, quanto mais ágil, funcional e eficiente for a recepção de consultório, melhor será o atendimento ao paciente.

O atendimento integral dos pacientes

O estado de enfermidade gera nos pacientes e em seus familiares inquietação e angústia exacerbadas. O medo, a aflição e a incerteza tomam conta dos indivíduos que precisam acessar os sistemas de saúde. Aguardar os resultados dos exames costuma ser uma árdua jornada do paciente, e outros aspectos de saúde também podem ser afetados. Entre eles, a saúde emocional e mental podem ser negativamente influenciados pela espera. 

Sendo assim, é fundamental tornar os ambientes médicos mais humanizados, solidários e atenciosos. E isso vale não somente para o momento da consulta com o médico ou especialista. O bom atendimento deve ser uma prática de toda a organização, tornando-se a cultura da clínica. 

É fundamental destacar que a saúde humana não se resume aos aspectos físicos do corpo e do organismo. Ao contrário, todas as outras áreas da vida são afetadas quando algo não vai bem fisicamente. E se a saúde do ser humano precisa ser analisada e levada em conta de forma integral, a intervenção médica é parte dessa atenção.

Ou seja, logo no primeiro atendimento, o paciente precisa sentir-se acolhido e em segurança. Ao passar pela triagem com os enfermeiros, na consulta com os médicos e até quando receber alta do tratamento. Em todas as etapas, o paciente, que também é um cliente, precisa receber a máxima atenção.

Essa atenção pode trazer bons resultados para a recuperação dos pacientes e afetar positivamente sua saúde mental. Sentir-se acolhido por toda a equipe promove uma sensação a mais de segurança. E para que isso seja percebido pelos pacientes, familiares e demais acompanhantes, é necessário ter atenção a alguns pontos. Entre esses pontos, listamos:

• Agilidade do atendimento;
• Rapidez no agendamento de consultas e retornos;
• Disponibilidade de canais que facilitam a comunicação dos clientes com o consultório.

Estes são alguns dos investimentos que devem ser realizados para otimizar a recepção de consultório. Gentileza e comunicação clara trazem mais agilidade e eficiência aos serviços de saúde. A equipe como um todo deve passar por treinamentos e atualizações, a fim de prestar o melhor serviço possível. 

Outra maneira de otimizar a experiência dos pacientes e clientes é a implementação de tecnologia no dia-a-dia dos consultórios. Neste sentido, o ideal é focar o trabalho das pessoas naquilo que realmente importa e torná-las mais humanizadas. Desta forma, a clínica garante mais eficiência em todos os estágios do atendimento médico. 

A tecnologia na recepção de consultório

A tecnologia é um dos principais aliados de profissionais, empreendedores e empresas nas últimas décadas. A implantação de recursos e instrumentos tecnológicos nas mais diversas áreas da economia facilita o cotidiano dos negócios. E as facilidades são sentidas não apenas pelos gestores e trabalhadores, mas por todos os que se relacionam com eles. A tecnologia tem servido de forma extremamente eficiente aos mais variados ramos da economia. 

E a saúde também tem se beneficiado dos avanços tecnológicos, como visto durante a pandemia de Coronavírus. O período mais agudo da pandemia revelou a importância de se investir em tecnologia para aprimorar o atendimento. E os hospitais, clínicas e consultórios que fizeram a lição de casa obtiveram resultados mais satisfatórios.

Vale ressaltar que os investimentos se dão nas mais diversas áreas da medicina, dos mais simples aos mais complexos procedimentos. Podemos citar:

• Utilização de Inteligência Artificial para diagnósticos mais precisos;
• Uso de robótica para a realização de operações e procedimentos cirúrgicos;
• Telemedicina para atendimento de pacientes à distância e com total segurança;
• Agilidade na marcação de consultas com o uso de plataformas digitais e softwares inteligentes.

Neste último caso, podemos ver a influência da tecnologia para melhorar uma das mais importantes etapas do atendimento. A recepção de consultório é um ponto focal do trabalho do profissional da saúde e da equipe médica. Conforme dissemos anteriormente, a saúde integral depende também do bom atendimento prestado logo na chegada do paciente. Sendo assim, médicos e gestores de clínicas e consultórios podem optar pela implantação da tecnologia nos serviços. O objetivo principal é otimizar a prestação de serviços ao público, trazendo mais rapidez e funcionalidade.

Portanto, a gestão deve pensar em alternativas para deixar a recepção de consultório mais tecnológica e ágil. Quais ferramentas e instrumentos podem ser utilizados para melhorar a experiência do cliente? Além disso, é essencial utilizar esses mesmos recursos para garantir respostas e feedbacks dos clientes para a realização de mensuração.

O incremento tecnológico tem muito a contribuir com a rotina do consultório, clínica ou hospital. Partindo deste princípio, vamos sugerir algumas ferramentas que podem ser adotadas pela gestão do consultório. Desta forma, logo na recepção serão constatadas melhorias no atendimento ao público, especialmente aos pacientes: 

• Treinamento de colaboradores;
• Agendamento automatizado;
• Comunicação;
• Proteção e segurança de dados.

Os investimentos em tecnologias para automatizar o serviço de recepção dos consultórios só tem a agregar aos serviços. Portanto, vamos analisar cada um deles mais detalhadamente.

Treinamento de colaboradores

Em primeiro lugar, é fundamental treinar a equipe de colaboradores, principalmente recepcionistas e atendentes. Como eles atuam logo com o primeiro contato com o paciente, a recepção por parte desses profissionais deve ser impecável.

A atuação de toda a equipe da clínica ou do consultório podem acalmar e tranquilizar o paciente e seus acompanhantes. Além disso, uma atuação profissional tende a fazer toda a diferença para a recuperação de um paciente. 

Agendamento automatizado na recepção de consultório

Quanto mais ágeis e eficientes for o processo de agendamento de consultas e exames, melhor será para os clientes. A adoção de plataformas simples, claras, objetivas e fáceis de serem utilizadas é fundamental. É importante destacar que uma parcela considerável de pacientes é formada por pessoas idosas. Esse público muitas vezes não possui fluência ou grande exposição à tecnologia.

Com a automatização do serviço, as agendas de consulta ficam mais organizadas e de fácil acesso. E isso é válido tanto para o paciente e seus acompanhantes, quanto para a clínica e seus profissionais.

Comunicação 

A comunicação entre clínica e pacientes deve ser a mais clara possível, não deixando margem para dúvidas. Seja em relação ao tratamento, aos valores, à forma de pagamento, às datas e ao agendamento, entre outras questões. Os profissionais que trabalham na recepção devem, inclusive, se esforçar para facilitar a comunicação do médico com o paciente.

Proteção e segurança de dados

A manutenção de informações dos pacientes é extremamente indispensável para a rotina dos trabalhos. Todavia, é fundamental que haja total segurança e inviolabilidade dos dados dos clientes. 

A falta de agilidade pode acarretar problemas na obtenção e na transferência de dados, como a perda de informações importantes. Além disso, a má gestão de dados causa processos e ações judiciais contra o consultório e seus profissionais. 

A LGPD no contexto da recepção de consultório

Outro aspecto fundamental é garantir a segurança dos dados dos pacientes, respeitando a LGPD. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é válida para todos os estabelecimentos que coletam informações do público. Neste rol, devem constar igualmente os dados sensíveis, assegurando a confiabilidade por parte do consultório. Entre outras coisas, a Lei Nº 13.709, de 2018, estabelece normas gerais quanto ao respeito à privacidade das pessoas. A inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem e a defesa do consumidor também são asseguradas pela regra. 

A clínica, consultório ou hospital são responsáveis por garantir a confidencialidade dos dados. No caso de violação ou vazamento das informações dos pacientes, os responsáveis são penalizados na forma da lei. Advertência, medidas corretivas, multas e publicização da infração são algumas das penalidades. O Item XII do Art. 52 afirma que pode haver proibição parcial ou total do exercício de atividades relacionadas a tratamento de dados. Ou seja, o estabelecimento responsável pelos danos pode ser impedido de seguir coletando dados dos usuários dos serviços.

A participação da tecnologia na recepção de consultório

Conforme visto, a presença da tecnologia nos serviços de saúde, públicos ou privados só tem a agregar. Cada vez mais a tecnologia ganha força no importante segmento da saúde, indispensável para todo ser humano. Independentemente do setor em que seja implementado, o instrumental tecnológico presta relevantes contribuições. Seja na recepção de consultório, no agendamento ou mesmo nos procedimentos mais complexos.

Agora você já sabe como implementar a tecnologia na recepção de consultório. Então, que tal aprender um pouco mais sobre gestão de negócios e empreendimentos de saúde? Se você deseja mais informações sobre gestão de consultório, não deixe de conferir outras publicações no blog da Mediflix. Aqui você encontra muitas novidades sobre o setor de saúde, especialmente para profissionais e gestores. 

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