A prática da teleauditoria tem melhorado de forma efetiva os processos da auditoria médica durante o período do isolamento social, causado pela pandemia do Novo Coronavírus. Dessa maneira, é possível tornar transparente os trabalhos realizados pelos profissionais em instituições de saúde, garantindo seu bom funcionamento.

O avanço da tecnologia permitiu a agilidade na coleta e controle de dados, principalmente pela implementação da LGPD (Lei Geral de Proteção dos Dados), possibilitando ainda a diminuição de erros, visto que a digitalização de dados passou a integrar todas as informações em uma única ferramenta. 

Esse processo permite que a teleauditoria seja realizada em uma única plataforma de maneira rápida e segura, superando as pesquisas realizadas em diversos setores, de forma presencial, realizadas na auditoria tradicional.

Para saber como realizar um processo de teleauditoria online é importante antes conhecer melhor esse assunto. Por isso, no artigo de hoje, vamos falar um pouco mais sobre a teleauditoria, suas modalidades e como ela deve ser implementada de forma efetiva. Boa leitura!

O uso da teleauditoria na pandemia

O momento em que vivemos exigiu novas soluções para enfrentar a pandemia de Covid-19 que assola o mundo. Dessa maneira, para manter medidas de segurança como o distanciamento social, novas formas de atuação foram encontradas para dar continuidade às atividades.

Em seu modelo tradicional realizado de forma presencial, a auditoria de qualidade se tornou inviável. Diante das dificuldades para sua realização, aumentou-se o risco do relaxamento ou mesmo abstenção de auditorias internas. 

Contudo, esse processo é fundamental para preservar procedimentos e a qualidade implantada nas instituições, consequentemente, as certificações alcançadas. Por esse motivo, encontrou-se uma maneira de continuar a realização do processo de auditoria atendendo as medidas de segurança: por meio da teleauditoria.

O conceito de auditoria

A auditoria é um importante mecanismo que faz o controle, avaliação, revisão e intervenção de contas, recursos e procedimentos realizados por profissionais da área da saúde. Trata-se de uma análise detalhada dos processos que estão envolvidos no atendimento médico com o objetivo de criar soluções e melhorias em sua qualidade. 

Orientada por normas técnicas e administrativas, protocolos e tabelas de procedimentos para garantir as boas práticas profissionais, qualidade em processos administrativos e atendimentos prestados, a auditoria em saúde está diretamente relacionada à manutenção e crescimento de instituições, clínicas, consultórios e hospitais. 

Por meio da auditoria, é possível evitar más práticas no local de trabalho, monitorar a qualidade do que é ofertado, equilibrar padrões e resultados alcançados, e impedir o uso inadequado de serviços, fundamental na área da saúde.

Além disso, o processo de auditoria também é responsável por estabelecer regras para o funcionamento e desempenho de serviços prestados à saúde, incluindo empresas terceirizadas. Dessa forma, a auditoria influencia diretamente no sucesso da clínica, garantindo a utilização correta de processos e recursos.

A importância da auditoria na gestão da clínica médica e hospitalar

A auditoria garante que os processos do ambiente de trabalho sejam realizados de forma adequada. Deste modo, avalia diferentes fatores, a fim de certificar-se que todos os processos, desde o atendimento até a prestação de contas, estejam de acordo com o que se espera.

Na área da saúde, a auditoria também é responsável pela fiscalização de questões como contratos, seja de fornecedores ou prestadores de serviço, como os profissionais da saúde. Assim, a prática pode determinar se os processos estabelecidos entre as partes estão de acordo, evitando que ocorra problemas devido o descumprimento contratual. 

A auditoria também é um procedimento importante para a reputação da instituição, seja ela uma clínica, hospital ou consultório médico. Afinal, a qualidade dos serviços, por seu caráter educativo, a auditoria avalia a situação da instituição e, simultaneamente, incentiva os profissionais da equipe a realizarem um serviço de qualidade superior. 

Benefícios da auditoria em saúde

O processo da auditoria busca que todas as ações adotadas nas instituições de saúde estejam em conformidade. Além disso, é responsável por identificar e corrigir possíveis falhas, realizando também ações preventivas a fim de evitar riscos para pacientes ou fraudes que possam prejudicar consultórios e clínicas. Entre as principais vantagens da auditoria em saúde, estão:

• redução dos custos ao garantir que os gastos das instituições estejam de acordo com sua realidade;
• aumento da qualidade no atendimento, visto que é possível identificar pontos críticos e criar padrões melhores para o paciente;
• melhora no potencial competitivo, afinal, a redução de custos em cenários desnecessários permite o investimento em melhorias no serviço, qualificações e novas tecnologias;
• segurança em relações, devido o aumento na transparência dos dados.

Papel da auditoria na rotina médica

Junto a fiscalização e promoção de melhorias que garantem maior qualidade em atendimentos e tratamentos, a auditoria assegura que todas as etapas desses processos sejam realizadas da forma correta. 

Dessa maneira, ela cobra o aprimoramento de médicos em seus procedimentos técnicos, administrativos e também éticos. Essa é a forma que a auditoria apresenta para que os profissionais mantenham um padrão nos serviços buscando sempre a novas qualificações, a fim de facilitar também sua rotina.

Além disso, a auditoria em saúde é uma ferramenta que auxilia na gestão e sustentabilidade da instituição. Afinal, trabalha na identificação e correção de erros, procura por melhorias contínuas e promoção das ações preventivas para que esses processos sejam seguidos de forma correta, beneficiando empresas e também profissionais. 

Modalidades da auditoria

O processo de auditoria conta com diversos níveis, aplicações e dimensões. Por esse motivo, suas atividades podem ser separadas nas modalidades preventiva, operacional, analítica, de contas e retrospectiva.

Auditoria preventiva

A auditoria preventiva consiste em analisar procedimentos antes que eles sejam realizados, e costuma ser feita sempre que novos processos estejam em planejamento, como forma de garantir que, após sua implantação, as regras sejam cumpridas. Essa modalidade de auditoria costuma ser exercida por médicos ligados ao setor de liberação dos procedimentos ou guias de planos de saúde.

Auditoria operacional

A auditoria operacional é feita durante a realização dos procedimentos, observando fatos e documentos no momento dos processos e também após sua execução. Acompanhando todas as etapas, do preenchimento dos prontuários até a liberação de medicamentos para pacientes, a modalidade operacional consegue verificar qualidade nos serviços prestados e indicar modificações quando for preciso.

Auditoria analítica

Responsável pela realização da análise cautelosa de relatórios e processos nas auditorias anteriores, a modalidade analíticatem com objetivo encontrar erros e avaliar os resultados, comparando-os com os objetivos de outras instituições.

Na auditoria analítica o responsável deve ter conhecimentos relacionados aos indicadores administrativos e de saúde, somente dessa forma será capaz de reunir dados e informações relevantes, solucionando os possíveis problemas detectados na instituição. 

Auditoria de contas

A auditoria de contas faz parte da modalidade operacional, contudo, ocorre de forma específica no momento que antecede o envio da conta para a operadora de saúde ou para o paciente. 

Aqui, o objetivo é identificar irregularidades, além de promover reparos antes que prejuízos sejam gerados para qualquer uma das partes. Entre os serviços que o profissional responsável por auditoria de contas pode verificar, estão:

• exames e laudos;
• procedimentos realizados;
• taxas das instituições;
• diagnósticos médicos;
• materiais e medicamentos.

Auditoria retrospectiva

Essa modalidade consiste na análise realizada no momento após a alta do paciente. Esse trabalho é iniciado com a avaliação da precisão de cada cobrança lançada em prontuários eletrônicos. 

Em seguida, são observados pontos como quantidade de medicamentos, materiais e procedimentos realizados, assim como o registro dos gastos. Nessa etapa ainda acontece a análise da conta enviada para convênios de saúde, como o objetivo de aprovar ou não seu pagamento. 

Conceito da teleauditoria

A teleauditoria em saúde é a prática realizada com o auxílio de tecnologias específicas que torna possível a automatização dos processos e obtenção de dados de maneira precisa. O avanço tecnológico é considerado fundamental na obtenção de uma assistência de qualidade, assim como as demais atividades na área da saúde. Associada a telemedicina, atendimento médico realizado de forma remota mediante plataformas de informação e comunicação, a teleauditoria oferece diferenciais como:

• transparência de dados e informações e curto prazo;
• facilidade ao gerar relatórios de gestão;
• acompanhamento do sistema online;
• redução em erros;
• adequação dos custos internos das instituições.

Vantagens e desvantagens da teleauditoria

Avaliando a teleauditoria, devemos observar suas vantagens e desvantagens, descobrindo os benefícios da prática e também suas limitações. Confira como essa prática remota pode ajudar as empresas, contudo, com sem eliminar algumas barreiras. 

Vantagens

A teleauditoria oferece uma série de vantagens a todos que estão envolvidos. Uma das principais é o fato de poder identificar de forma prática possíveis quedas na rentabilidade, assim como riscos de Glosas Hospitalares. 

Contribuindo dessa maneira, a teleauditoria atua na melhora da gestão financeira dos prestadores de saúde. Para programas com múltiplas auditorias anuais, a prática representa uma economia significativa. Veja outras vantagens da teleauditoria.

Aumento da equipe

Além disso, a expansão da equipe de auditores pode ser feita facilmente, proporcionando maior cobertura, atendendo prioridades, principalmente quando há limitação de volume e tempo para a realização.

Possibilidade do uso de especialistas

Na teleauditoria os especialistas podem se conectar à distância para realizar entrevistas específicas. Essa possibilidade elimina a necessidade dos profissionais estarem presentes para a condução de uma auditoria completa. 

Eficiência na revisão de documentos

Com o uso da tecnologia disponível, a revisão de planos e documentações de forma remota podem acontecer conforme a ação do auditor, contribuindo para que aconteça uma análise de qualidade com maior eficiência. 

Além disso, o uso da tecnologia para captura de informações em vídeo e fotos pela equipe auxilia na melhora do seu entendimento, tendo a tecnologia a sua disposição. Assim, é possível contribuir para melhorar a documentação das situações, aumentando a capacidade de identificar incidentes e condições à equipe remota da instituição. Além disso, existem maiores oportunidades de mecanismos para treinamentos à distância no futuro.

Tempo de auditoria é relativo 

Na teleauditoria, a carga horária relativa para reunião e digitalização de documentos, vídeos e imagens pode ser dividida em várias semanas. Dessa forma, é possível que o andamento das instituições não seja interrompido, como acontece durante a auditoria tradicional, em que a equipe é retirada de suas atividades diárias. 

Maior organização da documentação necessária

Com a equipe de instalação apresentando a necessidade de revisar e reunir documentos necessários para a teleauditoria, a prática oferece a oportunidade para que seja organizada e confirmada a documentação necessária para a inspeção, deixando os dados prontamente disponíveis. Além das vantagens citadas, a teleauditoria também apresenta os seguintes benefícios:

• identificação e correção de falhas humanas;
• solução para melhores alternativas que visam a redução dos custos;
• conformidade com ações e práticas nas instituições;
• atendimento diferenciado, humanizado e eficiente;
• custos de viagens reduzidos;
• mapeamentos de ações preventivas e controle de fraudes;
• acompanhamento e relatórios online, em tempo real.

Desvantagens

Entre as desvantagens apontadas na teleauditoria, a principal é a não identificação de processos em primeira mão, perdendo a análise de pontos que podem ser de grande importância. Além disso, ela pode se limitar em condições como a identificação da segurança de algumas operações que sejam restritas ou em ambientes sensíveis.

O processo da teleauditoria também pode dificultar o relacionamentos com profissionais das instituições auditadas. É difícil que sinais, dicas ou mesmo observações para melhorias sejam realizados. Da mesma forma, identificar práticas recomendadas ou descrevê-las para que pessoas possam se beneficiar pode ser um desafio fora do processo de documentação. 

Por fim, a falta de interação pode ser apontada como uma oportunidade para fraudes. Isso porque, a oportunidade de apresentar documentação adulterada ou a omissão de informações que sejam relevantes pode acontecer. 

Exigências para atuar na teleauditoria

Para se tornar um auditor e colocar a teleauditoria em prática é necessário ter conhecimentos específicos sobre processos que serão analisados. Dessa forma, o profissional deve entender além da sua área de atuação, apresentando conhecimento sobre finanças, gestão de estoque, administração de clínica médica, gestão em saúde, e mais.

Para se tornar auditor, costuma-se exigir graduação e pós-graduação dos servidores, assim como outros cursos de aperfeiçoamento e atualização. De forma geral, auditores são médicos e enfermeiros, visto que estes são os profissionais com maior conhecimento nas áreas avaliadas no setor da saúde. Para que o profissional possa atuar na teleauditoria, é preciso:

• entender sobre gestão e saber liderar equipes;
• conhecer normas e legislações que atuam nesse setor;
• compreender a funcionalidade e importância da auditoria;
• planejar, criar e colocar em prática estratégias;
• ser comunicativo e transparente;
• ser ético e imparcial, respeitando regras sobre sigilo profissional;
• desenvolver relatórios, planilhas e gráficos que sejam claros e assertivos;
• conhecer as atividades desempenhadas pelas instituições.

O que é preciso para realizar a teleauditoria online

Ganhando destaque pelo momento em que vivemos, as avaliações remotas já se tornaram práticas comuns. A teleauditoria é prevista no padrão internacional ISO 19011:2018 (Diretrizes para auditoria de sistemas de gestão). Entretanto, para que a prática seja aplicada, alguns pré-requisitos são necessários. 

Tecnologias de informação e comunicação

A disponibilidade dos avaliadores e avaliados deverá ser observada quanto a provisão de recursos tecnológicos de comunicação e informação. Deve ser considerado dessa forma, a disponibilidade e conexão de internet efetiva, além de recursos de tecnologia com áudio e vídeo, assegurando a comunicação. 

Proteção e confidencialidade

As avaliações remotas representadas pela teleauditoria devem ser realizadas por meio de ferramentas de videoconferência. Dessa maneira, a confidencialidade durante o período das reuniões pode ser assegurado em ambas partes. 

Disponibilização de documentos

Outro fator importante que envolve a teleauditoria é que, assim como as práticas relativas ao itens avaliativos, os processos que serão auditados devem conceder a verificação remota. 

Em outras palavras, entre os documentos avaliados devem conter registros, procedimentos e acessos remotos. Dessa forma, os auditores poderão acessá-los ou visualizá-los à distância, por meio do compartilhamento eletrônico no período da teleauditoria.

Representando um serviço responsável por avaliar processos com o objetivo de identificar suas falhas, apontando soluções e permitindo melhorias na qualidade de atendimento, procedimentos e descumprimento de normas e leis, a teleauditoria torna possível que isso seja feito de forma remota, respeitando o distanciamento social.

Com o avanço da tecnologia, essa prática se tornou uma alternativa de grande destaque, em um momento em que o processo pôde ainda se tornar mais eficaz, seguro e prático, facilitando também a participação das instituições e clínicas. 

Por meio da teleauditoria, ainda que algumas desvantagens sejam apontadas, é possível acessar dados e informações, acompanhando-as de maneira integral e virtual, visto que sua centralização é feita em uma plataforma específica. Desse modo, a teleauditoria se tornou um dos grandes avanços na telemedicina, gerando economia, segurança e efetividade em seu serviço.

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